商务信函和电子邮件礼仪
社交信函和电子邮件经常用于商业领域。因为在整个商业流通领域，我们注重情感的接触和沟通，从而增进友谊，促进贸易。以下是我分享的商业信函和电子邮件礼仪。欢迎阅读！
商务信函的分类
所有客户之间的商务信函都应该以他们的职务头衔开头，如“王博士”和“李经理”。信的结尾包括你的联系方式和日期。公司内部的其他书面文件也应该简洁易读。每个公司都有自己的一套内部沟通格式的规范，但我在这里不讨论“办公室备忘录”，尽管它是员工之间最常见的书面沟通方式。这里要注意的是公司与外部书面沟通的方式和内容，不包括法律文件和合同。
商务信函主要分为以下几类:介绍信、推荐信、表扬信、投诉信、解决商务纠纷信、请求信、拒绝信。
1.推荐信
经常建议一个人申请学校或者工作。内容要包括你和对方的关系，你们认识的时间长短，用例子说明他的特点。比如你想说这个人很勤奋，那就举个例子来说明这一点。在离职之前，我总是让我的老板或同事写一封推荐信。个人推荐信或提名信是赢得下一份工作的有力工具。
2.赞美信
如果你对对方的产品或服务感到满意，写一封感谢信。虽然很多人不会这么做，但这是彼此建立良性关系的开始。如果你对餐厅经理的服务满意，给他的老板写一封赞美信。一方面你对他的职业发展很有帮助，另一方面你可以和他建立良好的关系，以后继续接受他的优质服务。所以大家应该愿意经常写这种自私的信，因为这样可以带来双赢。
3.投诉信
首先，投诉信要写给这个组织的高层领导。其次，避免使用情绪化的词语，把重点放在事物上，而不是人。在投诉信的第一段，先对原因做一个客观的总结，让对方明白写作的目的。然后说一些具体的事实，比如发票号，事情发生的时间地点。投诉信也要尽量保持对对方鼓励的态度，比如“我知道你们餐厅的服务很有名，因为餐厅的服务我经常来吃饭。我觉得这个服务员的服务不能代表整个餐厅的服务水平”等话。投诉信是最难写的，但如果写成“服务水平”，对方会很冷静地处理投诉。最后一段是你解决问题的建议。不要蛮横贪婪，要讲道理。如果对方卖给你的商品使用一周后坏了，你可以提出退货、换货或者在规定时间内修理。最后一句话应该是鼓励性的，比如“我相信贵公司的服务是高水平的，也希望这件事能得到合理的解决，以后我们可以继续合作。”
4.解决劳资纠纷的信函
由于种种原因，我们购买一件商品后，往往需要要求对方降价，或者要求赔偿或者退货。购买商品的收据复印件应附在商业纠纷信中，以便对方在自己的文件中追查。商业纠纷信函的内容应该简单明了。
5.请求信
请求信的内容包括要求对方开机票或者给你发文件。这种信主要包括对方需要的最基本的信息，没有太多其他的话。
6.拒绝信
商务沟通中的拒绝信，是树立自己品牌，推销自己的机会。要强调的一点不是对方不适合你，而是双方不适合对方。我们也应该保持开放的心态，并表明我们仍然有兴趣与您合作。如果以后有机会，可以继续探讨合作的可能性和模式。
书面交流的优势
1.一目了然:白纸黑字能让所有参与者明确讨论的话题、事实依据和结论、达成的共识，并不断跟进，直到工作完成。当讨论的结果被记录下来，详细讨论，最后写在纸上，投机取巧的人就没有施展拳脚的空间了。
2.书面跟进:能够准确及时地记录事情的进展、讨论的内容和行动的详细规则，作为每项工作的历史档案。比如我要协调团队完成一个销售任务，时间很有限，离规定的完成日期不远。这个时候，为我的团队成员、主管和合作伙伴准备一份书面备忘录，会让我更清楚应该采取什么步骤，如何与每个人一起跟进。它促使大家关注一件事，说同一种语言，知道已经做了什么，还需要做什么。最后，书面跟进可以保证功德的回报。可以确定区分谁兑现了承诺，谁因及时完成工作而得到肯定。
3.在有分歧和争议的情况下充当证明:没有人是完美的。毫无疑问，每个工作项目都面临着特殊的挑战，无论是运营方面还是人际关系方面。书面记录可以帮助人们专注于事实而不是感觉，或者性格和工作风格的其他差异，并以合理的方式解决分歧和争端。
娱乐信函的具体写作原则
商业领域经常使用社交信函。因为在整个商业流通领域，我们注重情感的接触和沟通，从而增进友谊，促进贸易。这类信函的礼仪要领和格式与普通信函基本相同。社交信函一般由两部分组成:文章和印章。写信就是用文字的方式和收信人说话。为了使对方感到亲切、自然、文明、礼貌，收到良好的沟通效果，写信应符合书写格式和信函语言的礼仪规范。否则会闹出笑话，影响沟通效果，甚至误事。
第一，标题要合适。
称谓就是称谓，要符合发信人和收信人的特定关系。一般来说，你平时称呼对方的话都写在信的开头。在格式上，地址要写在文具第一行的开头，单独做，以示尊重，有很强的礼仪功能。对于没有血缘关系的长辈，一般在姓氏后加职务，如李经理、张校长，或者以一位老人相称；写信佩服自己的长辈，可以在称呼前加“敬”字，尽量避免指名道姓；对同辈或晚辈可以直呼其名，或者称其为兄弟，或者“小王”、“小李”，也可以称其为“同志”。
在称呼之后，通常要加上称谓，即用于提高称呼的词语，如对长辈的“敬”、“赐”、“尊”、“崇”等；同行用“太剑”、“大剑”、“会剑”；对后辈用《清鉴》、《观澜》；女性用“房建”、“舒健”、“简毅”(老年人用)；夫妻间用“李健”、“同间”、“君间”。在书信中使用这种敬语时，要注意与称谓搭配。
第二，问候要热情。
仰视后的连接语(社交语)起到开场白的作用。无论是经常通信还是很久没有联系，互相问好都是必不可少的礼貌。因此，信应该以问候开始。比如“读一本好书，就见一个老朋友！”或者“好久没和你打招呼了。不知道你过得怎么样？”问候语可长可短，哪怕只有“你好”那么短，也要发自内心，体现写信人的诚意，而不是“应景文章”。问候要符合双方的关系，以简单自然为宜。
第三，内容要准确。
正文是信的主体，即写信人想说什么，想说什么，想说什么。
正文通常从信头的第二行开始写，前面有两个空格。虽然书信的内容不同，写法也多种多样，但都要以表达、准确、坦率为原则。除了言之有物、有理有据、字正腔圆、字迹工整之外，用词也要恰当，即根据收信人的特点和写信人与收信人的具体关系(包括敬语和谦词的选择、语调的掌握等。);一般来说，你应该先说说对方，表达你的关心、重视或感激、尊重，然后再写自己的故事。正文写完后，如有遗漏，可在末尾补充；并在补语前加上“纪悠”和“有气”进行提示。补码不要太长。
第四，祝你真诚的祝福。
正文后面的问候语虽然只有寥寥数语，却表达了写信人对收信人的祝愿、尊重和鼓励，也具有不可忽视的礼仪功能。问候语的格式有标准要求，一般写两行，上一行前面加两个空格，下一行顶上。祝贺语可以使用约定俗成的句式，如“为你致敬”、“祝你健康”，或者另辟蹊径，表达对接受者的美好祝愿。如果是长辈，可以写“请保佑”、“请平安”、“请平安”。给同行的信，用“和时”，春天可以写“和时”，在每一年，都可以写“和时”“和时”。给晚辈的信，只能用“赞刻”、“请教亲疏”之类的字眼，而不能用“请”字。
另外，问候的话可以根据接受者的情况和职业而有所不同。比如，对于新婚夫妇或情侣，“祝你幸福”、“祝贺你幸福”、“祝你幸福”、“祝你远行幸福”，对方写“祝你生病时一切都好”。可以根据对方职业选择文安、转安、交安、海安、转安、上安、筹安、彩旗。
在便条的末尾，要盖上写信人的名字和写信的日期。为了表示礼貌，名字前要加上相应的自我声明，即给受托人的自我声明，如给老师写信时要加上“学生”、“弟子”、“学生”等。在称呼之下，也要选择合适的称呼，如“叩”、“敬”、“叩”、“拜”、“敬”等。在同行的签名后加上“敬白”、“诚开”、“敬”和“敬”。
5.对印章使用尊称。
信封(信封)的主要内容除了要清楚准确地标明收信人的地址和邮政编码、收信人的姓名、寄信人的地址、邮政编码和姓名外，还应恰当地选择信封中的礼貌用语。首先，注意受托人的地址。信封是给邮差写的，所以在受托人的名字后面不宜用“父亲”、“丈夫”、“儿子”等亲属称谓，而应根据受托人的头衔、年龄，写“教授”、“医生”、“先生”、“同志”、“女士”。其次，要注意“未启封语”和“密封语”的选择“启封语”是一种礼貌用语，要求收信人打开，表明了发信人对收信人的感情和态度。一般对年长的长辈用“安琪”、“付琪”，对其余的长辈用“琦君”、“赐气”；对于同辈，根据受托人的身份和性别，可以分别用“勋戚”(士兵)、“文琪”(师长)、“齐芳”(女士)。对晚辈用“手开”，对孩子写“手开”、“手开”、“手开”。“沉默”这个词的用法也有讲究。给长辈的信要封好，给同龄人的，给后辈的。明信片和贺年卡没有信封，所以没有“开”和“封”。
第六，回复要及时。
收信人收到信后，要及时阅读和回复，这是最基本的沟通礼仪之一。在回信中，应写明收到对方信件的时间。对于向自己求助的信函和商务信函，要及时给予明确答复；即使暂时帮不上忙或达不到要求，也要告知对方，以免错过。极少数不该回的信，如求爱信、所谓的“幸运戒指”信，可以不理会，但其内容不应刻意张扬和暴露。
七、书信的宜与忌。
作为一种交际礼仪文件，书信也有其禁忌:
毛笔和钢笔适合钢笔类型，禁止铅笔；墨水颜色方面，黑色和蓝色是最好的颜色，禁止使用彩色墨水，因为在很多西方国家，红色代表分手，绿色代表求爱；为了保护通信自由，私人信件应该对他人保密。你不应该私下隐藏或打开别人的信件。即使遇到别人看信，也不要听，要细读。
商务信函的版式礼仪
(1)斜形或锯齿状。
这种安排的要点是，信头、结论、签名和寄信人姓名都在右边或右边，而信封中的地址和标题在左边。如果以上任何元素要按行排列，最后一行要比前一行缩进两个(或三个)英文字母；正文每段开头要缩进五个字母，段与段之间要有空行。这种形式讲究对称美，是传统的排列范式。目前只有少数英国人喜欢用。
②竖排或竖排或遮挡形式。
这种排列的要点是每个元素都是从左边开始排列的，每行都不向右收缩，所以整个字母左边是竖线，右边是凹凸不平的。这种形式虽然方便易打，不需要考虑左缩进，但是不够对称美观，所以用的人不多。
③改良或修改形式。
这种排列结合了以上两种形式的长处，信头、结论、签名和寄信人姓名在右边，信封内的地址和住址在左边，但每个元素的每一行在分支时都不向右收缩；正文每段以五个英文字母开头，段与段之间不能有空行。这种形式兼顾了方便、快捷和对称，所以是目前非常流行的英文字母范式。
需要注意的事项
因为手写有时很难识别，所以最好打印英文字母。
(2)信封的书写一般是收信人的姓名和地址写在信封正面的中央，寄信人的姓名和地址可以写在信封正面的左上方，也可以写在信封背面，书写形式要与信中的风格一致。
③字母的折叠也要注意。
电子邮件礼仪
电子邮件，或者说电子邮件，是21世纪最方便的工具，也是最容易给对方带来不好印象的工具。几年前，一家著名跨国公司的总经理给自己的秘书写了一封措辞严厉的邮件，批评秘书周日来公司给自己开门时迟到(总经理让秘书周日临时开门)并将其辞退。秘书不甘示弱，将这封信转发给了全公司和媒体。有很多麻烦，最后总经理被解雇了。当然，没有其他公司敢雇这个秘书。从这件事可以看出，虽然电子邮件是两个人之间的交流，但是当你写邮件的时候，你也要意识到，这封邮件将来可能会被公开。
接下来，我们来说说写邮件的流程。
第一，发送邮件前，要明确识别收件人和抄送人，避免无价值的群发。如果我要群发邮件，我会在收件人一栏写自己的邮箱地址，在密件抄送一栏写别人的邮箱地址，防止有人给这些邮箱发垃圾邮件。
第二，发邮件之前，先问问自己有没有必要发；内容是否准确；如果附件比较大，要先告知对方，询问是否方便接收附件(因为有人接收附件不方便)。
第三，发邮件的时候要注意时间，确保时间准确。
在内容上，有一个最大的原则——接吻:保持简短。即保证业务往来中的电子邮件内容简短明了。
从语气上来说，商务邮件基本上就是商务信函，所以语气要尽可能的正式和恭敬。
内容和格式要一致，避免写太多情绪化的东西。因为电子邮件不像正式的信那么正式，所以很多人可以随便写，放松一下，甚至不经过仔细思考就发出去，然后后悔发得太快。
禁忌
1.鬼脸:各种表情让人觉得不专业，不成熟。
2.没有重点的投诉。
3.转发很多段子，还有公开和宣传信息。
4.通过电子邮件表达你的建议。因为对方看不到你的语气和肢体语言，很容易产生误会。
5.跑题了。我宁愿发两三封短邮件，也不愿发一封长邮件。
回复原则
信发出后，给对方2~3天时间回复。以下是一些回复的原则:
1.回之前看完所有邮件；避免在情绪激动的时候回信。
2.回复群发邮件时，避免发给不相关的人。
3.写清楚主题，标注紧急程度。紧急情况有很多种:参考消息-不太重要，紧急-紧急。
4.有时候要避免内容过于简单，因为对方很容易误会你读书时有不耐烦的态度。
5.有必要用邮件回复吗？如果对方内容包含情绪，最好当面回应。
6.最好24小时内回复。如果你很忙，最好给对方发一封简单的邮件，表示你已经收到了，但是你需要更多的时间来准备或者处理，告诉对方一个时间，让他有适当的期待。
7.如果去度假，最好在自动回复里列出其他人的联系方式。
8.如果收到需要讨论的群发邮件，最好先看完邮件的所有内容再回复，避免重复。
需要注意的事项
最后，发送邮件时，注意避免以下问题，以免给对方带来不便:
1.签名文件太长。
2.发送不相关的信件。
3.转发诅咒链消息。
4.别管附件了。
5.带有病毒的邮件。
6.我忘记检查我的邮箱容量是否已满。
7.收件人的名字拼错了。
8.个性化信件(个性化信件，比如群里的段子，大容量的励志PPT故事，最好发到私人邮箱)。
无论是正式的商务信函还是电子邮件，都是自己与他人沟通的工具，所以尽量保持对对方的尊重态度。如果你在写信和回复邮件的过程中一直保持这种态度，你会避免很多问题。
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