如何才能有效控制外发文件的安全性？

在平时的办公室工作中，我们不可避免的要发出文件。如果能够对员工的发文行为进行审计和管理，比如限制发文渠道、记录发文行为等，就可以在一定程度上保护数据安全。我们可以利用域盾对员工的发文件行为进行管理，从而限制员工随意发文件的行为，比如可以从以下几个方面进行限制。

1.文档加密

可以通过透明文档加密对电脑中常用的office文档类型进行加密。当您打开加密文档时，文件将自动加密，并且加密文件只能在当前局域网中使用。对于要发送的加密文件，需要提交给管理终端进行审批。审批通过后才能发出文件，未经管理端审批发出的文件打开后是乱码。

2.文档输出路由管理

通过文档安全性，您可以管理发送文件的各种方式。例如，您可以在禁止以下程序发送文件的文件中选择聊天程序、电子邮件客户端和浏览器，还可以自定义程序的进程，以限制员工使用多种方式发送文件。

3.限制网页的传出文档

在网站访问控制中，您可以根据以下禁止访问和仅允许访问的网站来限制网页外发文件的使用，并且可以自定义员工禁止或允许访问哪些网页，这样不仅可以限制外发文件，还可以有效管理员工的上网行为。

4.限制程序发送文档

在应用程序控制的程序黑白列表中，可以选择禁止使用以下程序，只允许使用以下程序，可以禁止员工在自己的电脑上使用发送或上传文件的程序，既可以禁止员工使用发送文件的程序，也可以管理员工在自己的电脑上使用应用程序的行为；

5.限制电子邮件发送文件

通过邮件发送控制可以控制外发邮件，通过禁止邮件发送的匹配规则可以限制邮件的正文内容、发件人和收件人。此外，还可以禁止发送邮件附件，限制邮箱类型，或者指定只允许发送邮件的地址。