如何组织企业第一次部门会议？

2、讲解会议流程、制度及注意事项。

3.严格控制会议期间的纪律。

秘书参考的九个段落:

一个秘书的做法:发通知——通过邮件或者黑板发会议通知，然后准备相关会议用品，参加会议。

二秘的做法:注重落实——发完通知后，再打一次电话与参会人员确认，确保及时通知到每个人。[1-2]

三段式秘书的做法:双重核对——发通知，提醒参会人员第二天开会前30分钟参加会议，确定是否有变动，因急事暂时不能参加会议的人员，立即向总经理汇报，确保总经理在会前知道缺席情况，也给总经理留时间确定缺席人员是否必须参加会议。

四级秘书的做法:勤于准备——给每个人发通知，会前通知后，测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，在会议室门上贴个纸条:明天这个会议室几点开会，会场安排在哪里，桌椅是否足够？音响和空调正常吗？白板、笔、纸、笔记本够用吗？我的准备在物品和环境方面能满足会议的需要吗？

吴端书记的做法:精心准备——通知，落实到人，会前通知，测试设备，先搞清楚这个会议是什么性质的？题目是什么？如何安排议程，然后把这个话题相关的信息发给与会人员参考(领导一般都比较健忘，不然不会经常为过去已经定下来的事情或者记不清的事情吵架)。提前的目的是让参会者有备而来，让大家开会的时候提高效率。

六秘书的做法:做笔记——给人发通知，会前通知，测试设备，提供相关会议资料，会议期间做详细的会议纪要(允许的话做录音备份)。

会后，结束了吗？会议讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有很多会议成果，需要有人记录。

七段式秘书的做法:送纪要——会后整理会议纪要(录音)给总经理，在会议内容没有问题后，再问总经理是否发给参会人员或其他人员。请他们按照说明操作。

八段位秘书的做法:分配责任——将会议上确定的任务逐一落实到相关责任人，经各方确认后形成书面备忘录，交给总经理和各方。以纪要为执行文件，监督检查执行者的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向总经理汇报。

九段秘书的做法:流程——把上面的流程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程复制优秀的团队，做出会议服务九段的成果，形成不依赖任何人的会议服务体系！