担保公司档案管理办法
第一章一般原则
第一条为了做好文件材料的归档工作，根据中华人民共和国国家行业标准(DA/T22-2000)(以下简称《规则》)，结合我省实际情况，制定本规则。
第二条本细则所称归档文件是指归档单位在职能活动中形成的具有保存价值的各类纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应当遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第四条根据《规则》和我省实际情况，从2001 1 65438起，归档单位应当以“件”为单位组织归档文件。取消“卷”级排序，“卷”不再作为文件、档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围
第五条本规则适用于我省各级党政机关、社会团体及其他组织需要归档的纸质文件材料的整理。
第六条企事业单位党群工作、行政管理、业务管理、生产技术管理等档案文件材料的整理，可参照本细则执行。
第七条科技、会计等专业(专项)文件和声像、电子等特殊载体文件材料不适用本规则。
第三章归档整理的组织
第八条根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)第七章和中央办公厅、国务院办公厅发布的《政府档案工作规定》，凡具有保存价值的文件材料(包括在党、政、工、团、人事、保密、会计等工作中形成的，).
一般情况下，整理过程应与办公室公文处理的组织形式相适应，可采取单独教育、集中教育或集中教育与单独教育相结合的形式。
第九条归档单位必须制定本单位的文件材料整理归档办法、文件材料归档范围和保管期限清单，并纳入相关部门和人员的岗位责任制，监督实施。
第十条承担归档工作的部门和人员应当做好文件材料的平时积累工作，及时收集，严格登记，严格核对，随走随还，妥善管理。
第十一条档案人员应深入实际，加强具体指导，认真把关，严把质量关。检查的重点是:需要归档的文件材料是否齐全；分拣方式是否符合本规则及相关规定的要求；归档文件的保管期限是否划分准确；与纸质文件配套的其他类别和载体的文件整理方法是否符合要求。
第四章归档文件的组织单位和装订
第十二条归档文件应当以“件”为单位进行整理。一般每个文件都是一张。下列文件或文本或实体在装订时可以作为一个整体使用:
(a)原始版本和最终版本(包括法律法规等重要文件的历次修订)为一体；
(2)原件和附件为一件(如果附件的内容比原件重要，件数较多，装订成单件，如附件1、附件2、附件3等，在编制归档文件目录时，应依次列出附件的标题，标题前加“附件X”，并填写每个附件的页数)；
(三)收文应与通信视为一体；
(四)原件与复印件或手写复印件为一体；
(5)转发文件与被转发文件视为一体(转发通信原件与转发文本分开保存)；
(六)报表、清单、图表等书面材料应按其原来的装订方法，一册(本)为一册；
(七)请示和答复、报告和说明、询问函和答复函等文件为一体；
(八)归档文件的中外文为一种。
第十三条备案文件实行两套制度。一组根据规则的文件级排序；一套按不同的文件大小分类，有封面，归档文件目录，参考表，装订成一套文件集，封面上不得标明保存期限。
第十四条归档文件装订前，对不符合要求的文件、资料必须进行必要的修整。其主要工作包括:修复损坏的文件，复制文字模糊或褪色的文件；去除用于原始装订文件的易生锈的金属物件和易碎的塑料物件(除了精装和平装本等书籍类档案材料)。
第十五条对大于A4纸尺寸的报表、图纸等文字材料，应按A4纸尺寸折叠，尽量减少折叠层次，折痕应位于字迹间隙处。
第十六条以“件”为保管单位的各种文字的归档文件和文稿，应当按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前面，附件在后面；原件在前面，复印件在后面；转发的文字在前，转发的文字在后；批复文件在前，汇报文件在后；结论材料在前，证据材料在后。汉文在前，少数民族文字在后；中文文本在前，外文文本在后；收文清单放在通讯的前面。
第十七条装订前,“篇”内各页应按一定方式对齐。如果左上角用于装订，则应使左右两边对齐；如果采用左装订，则左右两边应该对齐。装订要牢固，使文件不至于损坏书页，翻页或压字。
第十八条归档文件应当用细绳装订。薄页(2-39页)的文件用缝纫机装订；厚文档(40页以上)左侧装订，三孔一行。
第五章归档文件的分类
第十九条归档文件的分类是指整个宗族中归档文件的实体分类。包括分类方法的选择、分类方案的制定、文献的分类。
第二十条归档文件应采用保存期-年-机构或保存期-年-问题等多种分类方法进行分类。过去，如果本机关采用的分类方法属于上述之一，为保持稳定，不应改变。
第二十一条机构分类是指根据内部承办单位对归档文件的分类。原则上一个机构设置一个班级，机构名称就是班级名称。各类别的顺序可以按照备案单位内部组织顺序表的规定或者习惯顺序排列。机构分类不能和问题分类同时使用。
第二十二条事业单位的分类，原则上应按发文机关的名称归入事业单位的类别。以下情况按以下方式处理:
(一)由业务部门起草，以机关或办公厅(室)名义行文，内容属于本部门职责或业务范围的，应列为负责起草文件的机构；
(2)几个组织共同办理的文件，一般归类为主办单位；
(三)归档单位设立的临时机构一般应归入其他机构，形成的归档文件应归入此类保存。临时机构与备案单位常设内部机构合署办公的，形成的文件归入内部机构类。
第二十三条问题分类是指根据文件内容所描述的问题对归档文件进行分类。使用问题分类要求各种特征明确，不能互相包含。这种方法只在不适合机构分类时使用。采用问题分类时，不能同时采用机构分类。
第二十四条问题的类别和类名原则上根据内设机构的职能性质设置。不允许按语种设置类别，更不要说“资料”、“文件”、“电报”了。文件、材料、电报等。应根据问题合并归档。
第二十五条保存期分类是指根据不同的保存期对归档文件进行分类。各单位在划分保管期限时，应执行河南省档案局关于文件档案保管期限的规定和河南省文件档案保管期限表。
第六章归档文件的整理
第二十六条归档排列，是指在分类方案中最低的类别，根据时间和重要程度排列的主题。会议文件、统计报告、出版物等成套文件可以集中编排。上级沟通安排在同级档案之前，下级沟通安排在同级档案之后。
第二十七条同一主题的归档文件可以按照文件形成的时间顺序或者文件的重要性顺序排列。
第二十八条不同原因的归档文件，可以按照不同原因的形成时间、原因的重要性、原因的相同属性等顺序排列。
第二十九条有保存价值但未及时归档的零散文件，应排列在当年保管期限相同的归档文件的末尾，并在归档文件目录备注栏中注明“本文件与前X文件相同”；或者将与内容相关的一个归档文件装订成一张，并在归档文件目录的备注栏中注明“此张为两张”。并在文件封面的右上角插入“插入”一章。
第七章归档文件数量
第三十条档案编号是指档案在整个宗族中的地位识别符号，以档案章的形式在档案上标明。其内容包括:零件号、归档印章和归档印章中项目的填写。
第三十一条件号是指文件的顺序号。零件号分为室零件号和馆零件号(入馆时按入馆要求书写，档案室暂不填写)。房号的编制方法是:根据不同的保管期限，按档案排列顺序，每年从“1”开始编制。在同一储存期内，类别之间的零件号可以链接。过去企事业单位从“1”开始的同一年度、同一类别、同一保管期限的顺序编号方法，在本次改革中可保持不变。
第三十二条归档章应当设置族号、年份、保管期限、机构(问题)、室部号、库部号等项目。
全宗号是指由同级档案馆向归档单位编制的代码。
年份是指文件形成的年份，用四个阿拉伯数字表示年份。如“2001”。
保管期限是归档文件保管期限的简称。直接标注“永久”、“长期”、“短期”。
有关零件号，请参见第31条。
机构(问题)是指机构(问题)的名称或标准化简称，作为分类方案的一个类别。
第三十三条归档章的格式为60㎜长、30㎜宽，分为6个统一网格。每格刻有项目内容，字体为宋体，长5㎜。填写归档章项目应当使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠、铅笔、纯蓝墨水等不耐用的书写材料填写；也可根据归档项目内容刻制印章，如“人事部门”或“人员类别”、“永久”或“长期”，直接盖在归档章的项目栏内。备案章一般应加盖在每份备案文件首页右上角的空白位置；归档章不应覆盖文件的字迹，也不应与说明或文章重叠。
第八章归档文件的编目
第三十四条编目是指对归档文件编制目录。包括七项:件号、负责人、文号、标题、日期、页数、备注。其解释和具体要求如下:
零件号是指房间零件号。
负责人是指签发该文件的组织或个人，即文件的签发机关或签署人。负责人一般应按文件记录，能写一般缩写，不能使用“本部门”、“本局”、“本单位”等含义不清、难以判断的缩写；联合发文的负责人应填写标有文号的机关。以领导名义发表的领导讲话或文件，负责人可填写领导姓名。
文号是指发文机关的文号。文件编号一般由机构代字、年份和序号三部分组成。填写文件编号时应如实抄录，不能遗漏。
标题，即文件的标题，要如实抄三个部分:负责人、问题、语言。文件没有标题或者标题含义不清，不能充分表明文件内容的，应当根据文件内容重新起草或者补充标题，并在新提出或者补充的标题上加“]”符号。重要会议纪要重新起草时，应写明会议时间和主要内容。
日期是指文件的撰写日期。具体日期项用4位阿拉伯数字书写，月、日分别用2位数字填写；对无签署日期的文件和资料，应根据文件内容进行核实和填写。
实际填写时，可以把月数和日数填回去，也就是两行，比如2001 0101。
页数是指每个存档文档的页数。空白页不计算在内；请示和批复(含多级请示)时，原件和终稿(法规文件必须保留历次修订，原件和历次修订、终稿各一份，初稿、二稿、终稿等。编目时应注明)为一片，构成该片的文献页码应作为该片页码相加。
备注用于填写归档文件中需要补充和说明的信息，如文件的缺陷、修改、删除、销毁、插入等。
第三十五条归档文件目录的格式，见本规则图A2。原则上，全省采用垂直归档文件目录。
第三十六条填写归档文件内容时，应当使用耐用的书写材料填写。已经使用计算机管理档案的单位，可以使用档案管理软件生成并打印出目录。
第三十七条归档文件目录的编制。第一，归档文件的目录是用不同保管期的小序号编制的。即每年从“1”开始编制永久、长期和短期归档文件目录，并分别装订成册。机关较小、文件较少的市、县(区)直属单位，可分若干年编制归档文件目录，厚度一般为1.5cm-2.cm..二是档案目录封面的设置要求。封面应设置名称、年份、保存期限等项目，取消机构(问题)项。在归档目录的右上角标注“机构(问题)”，如“办公室”或“综合类”。为了便于保管和利用，省里统一规定，每个文件箱应放置一个归档文件目录。
第九章归档文件的包装
第三十八条归档文件应严格按照件号顺序装入档案盒，其工作内容包括填写准备表格、档案盒封面和盒脊项目。
第三十九条包装时，同一年度、同一保管期限、同一类别的文件应按分类装入一个或几个箱子。一般不可以跨年份、跨机构(问题)、跨存放期装箱。上级文件和下级文件应分开装箱。一般不与本机关文件混用(针对本机关的文件除外)。对于机构较小、文件较少的单位，上下级文件可按同一年度、同一保管期限、同一类别装在一个箱子内。
第四十条档案盒是归档文件的配件，不具有存放单位的作用。生产规格和样式按本规则执行。文件盒可以垂直或水平排列。
第四十一条档案盒封面应当使用全称或者规范化简称，标明全族名称(即归档单位名称)。
第四十二条档案盒书脊应根据不同的排列方式，在书脊或盒底准确填写检索项目。包括宗族号，年份，存放时期，组织(问题)。在起止件号栏中填写第一个和最后一个归档文件件号，用“—”连接，文件移交图书馆时将编制图书馆件号；箱号是指文件箱的顺序号，箱号一般是根据文件箱在书架上排列的顺序号编制的。《规则》要求，档案在移交给图书馆时，应按照入馆要求进行整理。为了便于档案的管理，我省规定档案馆要用铅笔编制和填写箱号。大机构档案多，箱号可根据保管期限不同，每年从“1”开始小流量编制；小机构的档案很少，可以根据不同的保管期限逐年编箱号。
第四十三条每箱归档文件应设置一个查阅表。参照表的设置项目包括:箱内文件的描述、校对者、检查者、日期。
箱内文件说明，要求填写箱内归档文件需要说明的信息，包括箱内归档文件收集的完整性、文件本身的状况(如字迹模糊、缺陷等)等。
整理人，填写整理归档文件箱的责任人姓名，以明确责任；
检验员，填写负责检验归档文件质量的人员姓名。此项一般由机构档案员填写，或由机构内设机构负责人填写。
日期，填写归档文件完成的年、月、日。
有关参考表格的外部尺寸、页边距和文本尺寸，请参见规则的图A5。
第四十四条本细则由河南省档案局负责解释。过去与本细则不一致的规定和办法同时废止。