证券公司档案管理系统

中信证券评估有限责任公司证券评级业务档案管理系统1。总则1.1为加强公司证券评级业务档案的科学管理，统一业务档案管理制度，结合工作实际，制定本办法，请公司各部门共同遵照执行。1.2证券评级业务档案是公司证券评级业务活动的真实记录，是具有重要参考价值的重要原始专业档案。公司应配备专职或兼职档案管理员。1.3档案管理员的职责是:1)收集、整理、保管、统计公司业务档案及相关资料，确保档案的完整和安全；2)积极开展业务档案的利用，为业务发展提供服务；3)指导、监督、检查业务人员业务文件资料的归档工作；4)完成领导交办的其他与档案工作有关的任务，定期汇报档案工作。2.证券评级业务档案的内容与管理2.1证券评级业务档案包括但不限于:1)委托开展证券评级业务的委托书和项目立项材料；(二)出具评级报告的原始数据；3)评级过程中与债券发行人、担保机构及其他中介机构形成的工作底稿、电话记录、会议记录、备忘录、电子邮件、传真以及分析师对某一项目的调查记录或分析；4)初步评估报告；5)信用评级报告(包括二次审核意见和论文、正式评级报告)；6)信用评级委员会的表决意见和会议记录；7)发布评级结果数据；8)跟踪评级数据；9)跟踪评级报告；10)合规文件。2.2证券评级业务档案归档时间要求:1)立项后即可归档；2)每道工序完成后，相关人员和部门应及时将本部门负责的流转单和文件归档；3)在出具正式报告后两周内完成项目的正式备案。2.3证券评级业务的档案保管形式:1)档案管理人员需要将每个证券评级项目单独归档，并制作档案目录；2)档案员可根据项目资料以文件夹或档案盒的形式保存相关档案；3)文件编号原则上按照正式报告发出的时间顺序进行编号，文件编号应与注册公告编号一致；4)档案编号应在档案夹或档案盒背面清楚标明，并应缩写为年份、编号、数量和装订。如果一个项目文件有多个文件夹或一个盒子，应注明文件夹(盒子)总数和文件夹(盒子)数量，即一个项目文件有4个文件夹(盒子)，分别标记为4-1、4-2、4-3、4-4；5)跟踪评级数据仍使用原项目文件号，可注明跟踪评级时间。2.4归档要求:1)归档文件用纸统一为标准A4纸，可双面打印；2)填写文件交接清单，由收发双方签字确认；3)档案管理员在接收业务人员的档案时，应检查核对档案交接清单，并严格按照归档要求认真核对归档文件。主要包括两个部分:a .发行人和担保人提供的原始资料必须由相关机构根据资料清单的内容在封面和骑缝处加盖公章。b .公司内部传阅表格、工作底稿及相关文件应严格按照公司相关制度执行，并由相关部门和人员签字。4)资料未按期归档或不符合归档要求的，应向相关人员和部门出具书面意见，限期改正。3.借阅查阅档案3.1业务人员借阅档案时必须经过一定的审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的，应当办理延期手续。3.2原项目参与人因工作需要，可通过履行借阅手续查阅原项目的归档文件。但是，除非明文规定必须经过领导批准。3.3非项目参与人员因工作需要借阅本项目业务档案时，应出示公司评级副总监以上领导批示的正式调动函，并办理借阅登记手续。3.4业务人员借出的业务档案不得转借给其他单位或个人使用。3.5涉及国家机密或公司商业秘密的业务档案，以及项目委托方要求保密的档案，一般不允许外借和查阅。特殊情况需要咨询的，必须报公司副总裁以上批准。3.6除机密文件外，所有获准访问的文件均可提取或复制。3.7查阅或借出的业务档案应及时归还。归还时如发现文件资料被拆、缺、涂改、增删、污损，应立即向公司领导报告，并及时追查。3.8档案人员必须严格遵守保密制度，保守国家秘密和委托人的商业秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大使用范围，不得向他人泄露档案内容。4.档案保存期限4.1信用评级业务档案保存期限为评级合同到期后5年或评级对象到期后5年，业务档案保存期限不低于10年。5.档案的鉴定与销毁5.1对超过保管期限的档案，应当定期进行鉴定。鉴定工作由评级主管、项目负责人、档案管理人员组成的鉴定小组共同进行。5.2经鉴定，具有保存价值的档案，应通过提高保存期等级予以延长。对无保存价值的文件进行登记，连同销毁报告一起提交公司总裁办公会议，经书面批准后销毁。5.3为防止丢失和泄密，销毁文件的销售应由两人负责，并由销售者在销毁清单上签字。5.4销毁档案清单、鉴定报告和审批意见由档案管理人员永久保存；6.档案的统计和移交6.1公司档案管理人员应对档案的收集、移交、保管和利用情况进行统计，并按规定定期向公司总裁办公会议提交档案管理基本情况的统计。6.2档案管理人员调动时，应做好档案交接工作，办理交接手续后方可离职。7.档案的保护与保管7.1存放业务档案的房屋应当坚固、防火、防盗、防潮、耐高温、防鼠、防虫、避光、防污染，保持室内整洁、通风。7.2档案库房应专用，不得存放与档案无关的物品。档案室内外严禁存放易燃易爆物品。7.3随卷归档的声像档案应单独保管，防止磁化，并根据保管期限定期复印。7.4档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，并及时采取预防措施，对破损、虫蛀、鼠咬、变质、褪色的档案进行修复和复制。发现丢失的档案，应立即向有关领导报告，并积极寻找。8.补充规定8.1本制度的修改和解释权属于公司总裁办公会议。8.2本制度自发布之日起生效。