公司内部文件管理规定范文
公司内部文件管理规定模型1
1.
为了更好地规范公司各类文件的发放和归档管理，树立公司正规严谨的良好形象。
2.适用范围
公司及其部门和商店发布内部文件。
3.标准
结合公司实际要求，在遵循文件格式和标准的前提下，灵活运用格式和标准。
4.内容
4.1公司常用文件
4.2规格:统一使用A4纸，上下页边距2.54㎝，左右页边距3.17㎝。
4.3公司各部门代码:
总经理办公室:ZJB；
人事行政部:RZ；
运营部:YY；
商品部:SP；
市场部:SC；
财务部:CW；
4.4保密等级:公司文件管理分为A、B、C、D、e五个保密等级。
A级:机密文件，仅限于总经理、董事会及以上成员；
B级:高级文档，只有部门经理以上的管理成员知道；
C级:中级文件，仅相关部门内部成员及经理级以上管理成员知晓；D级:普通文件，仅限于公司所有成员；
e级:通用文档，仅限于公司和门店的所有成员。
5.文件的起草、批准、分发和接收
5.1草稿
5.1.1各部门负责起草文件，应符合国家法律法规和公司相关管理制度，部门负责人负责审核文件。
5.1.2文字要清晰、明了、准确、结构严谨、条理清晰、直截了当、用词和标点规范、尽量简短。
5.2审批
5.2.1所有公司级文件和制度，经公司总经理批准后方可印刷和传阅；
5.2.2未经批准发布文件或文件存在明显错误，造成不良后果的，将追究相关负责人的责任。
5.2.3考虑到公司的实际情况，公司内部紧急公文以经总经理确认的电子版上传至* * *处，先进行电话通知操作，再重新发布纸质版并签字。
5.2.4如果公司职能部门对本部门的通知不需要升级为公司级文件，则不需要按照本文件的要求执行。
5.3分发和接收
5.3.1人事部负责公司文件的分发/传阅/归档。
5.3.2公司文件由各部门负责人在原稿上签名，各部门负责人做好本部门其他员工的文件传阅工作。
6.生效期
6.1本管理制度自2013年4月8日起实施。
6.2本制度由人事部负责最终解释。
公司内部文件管理范文2
第1章一般规定
第65438条+0目的。
通过对公司内部文件控制流程的管理，使文件管控工作更加系统化、科学化、规范化和高效化，从而确保各部门和人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。
第二条适用范围。
在这个系统里？文档？包括公司日常经营中产生或需要的文件和资料，公司业务往来的正式文件，以及所有的流程、制度、操作标准和规范、作业指导书等。由公司内部发布。
根据公司各种文件的性质，可以分为以下五个层次。
第三条管理职责分工。
(1)各级主管副总裁主要负责各自职责范围内文件的审核和批准，其中总经理(或管理者代表)还负责定期审核公司的各项体系文件。
(2)总经理办公室主要负责公司一级文件的组织评审和二级文件的会审。
(3)人事行政部负责本制度的编制、解释和修订，其行政专员负责公司经营和资质文件的保管；其中，人事行政部负责体系文件管理室，其文件管理员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、归档、作废等管理事宜。
(4)各职能部门负责各归口职能和业务条线相关文件的编制和留存。
第二章公司内部文件编码细则
第四条公司内部文件的编码主要由以下五部分组成。
(1)第一部分:公司代码，代码为。
(2)第二部分:分级分类代码，分别为1，2，3，4，5。
(3)第三部分:通用类别代码，包括综合(综合管理)、制造(制造)、营销(营销)、研究(研发)等类别。
(4)第四部分:子类别的分类代码，即目标(目标规划)、人力(人力资源)、办公室(办公室)、总务(总务)、保安(安全)、生产(生产)、品控(质量控制)、项目管理(项目管理)、生产研究(产品开发)。
(5)第五部分:文件序号，代码为001 ~ 999。
第五条公司内部各级文件的编码示例如下(以人事行政部文件为例)。
(1)一级档案:1？001。
(2)二级文件:2？综合？001。
(3)三级文件:3？综合？行政？001。
(4)四级文件:4？综合？行政？001。
(5)五级文件:5？综合？行政？001?001。
第三章公司各级文件的编制、审核和批准规定
第六条公司一级文件由公司总经理办公室负责编写。一级文件编制完成后，由总经理办公室主任审核，报公司总经理批准。
第七条公司二级文件由各业务归口部门协同流程和协同运行部门编制。二级文件编制完成后，总经理办公室将组织相关部门和人员进行联合审查。联审后，二级文件需提交总经理审批。
第八条公司三级文件涉及2个以上(含2个)职能部门的，由归口管理的职能部门组织编写，经主管副总裁审批后，报总经理审批。具体分工如下。
(1)总经理办公室负责组织目标和计划三级文件的编制，并提交给主管运营的副总裁审核。
(2)人事、行政、总务三级文件由人事行政部编写，交主管行政的副总裁审核。
(3)财务部负责组织编制财务三级文件，并提交主管财务的副总裁审核。
(4)制造的三级文件由生产部编写，并提交主管生产的副总裁(或厂长)审核。
(5)三级营销文件由市场营销部及相关部门组织编写，提交主管市场营销的副总裁审核。
(6)供应的三级文件由采购部和相关部门组织编写，并提交给主管运营的副总裁审核。
第九条公司四级和五级文件的编制、审核和批准规定如下表所示。
公司四级和五级文件编制、审核和批准规定清单
第10条除部门、车间内部文件外，其他公司内部文件必须在内容审核后，提交人事行政部或体系文件管理办公室进行文件格式和文件内容的重复性、冲突性的二次审核。二次审核合格后，各制单部门即可送相关审批人审批。
第四章文件分发管理规定
第11条所有在公司内部发布的文件都要有分发号，并由人事行政部盖章。受控？章可以发行。每份文件的不同副本必须标有不同的分发号，以便追溯。
第12条体系文件管理室文件管理员负责发放管理，其他内部文件由人事行政部行政专员负责发放。
第13条根据文件的批量分发情况，文件分发主要有大规模分发和零星分发两种情况。
(1)大批量发放时，应建立《公司内部文件配置、发放和回收登记表》，并报分管各文件归口职能部门的副总经理批准。
(2)零星发放时，应建立《公司内部文件发放回收登记表》。
第14条文件接收人在接收标有分发号的文件前，应在《公司内部文件发放、分发和回收登记表》或《公司内部文件发放和回收登记表》上签字。受控？状态标识文件。
第15条接收部门收到文件后，应及时建立收文登记表。
第16条文件发放后，人事行政部行政专员或体系文件管理办公室文件管理员应及时对文件进行分类、归档和保存，并更新公司内部文件清单。
第五章公司内部文件的使用和借阅规定
第17条文件使用部门应及时向相关人员宣传和培训文件内容，并将文件放置在适当的位置(场所)，确保相关人员能够及时、正确地使用文件。
第18条发生下列情况之一时，使用部门可填写《文件领用及借阅申请表》，申请更换或发放。
(1)文件损坏严重影响使用。
(2)根据使用需要需要增加或修改时。
(3)文件丢失需要重新使用时。
第19条《文献借阅申请表》经人事行政部批准后方可更换或发放。更改或重新收集时，使用原文件分发号；增发股票时，应按原发行编号的顺序增加新的发行编号。
第二十条公司内部文件借阅规定如下。
(1)其他公司或个人需要借阅文件时，应填写《文件领用借阅申请表》，经人事行政部或体系文件管理办公室批准后，行政专员或文件管理员方可办理借阅手续，并负责督促。
(2)借款时间最长不得超过半个月。
(3)公司各部门、车间需要借阅文件时，应由人事行政部或体系文件管理办公室审批登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文件管理员应负责确定借阅期限和督促工作。
第六章公司内部文件的更改、回收、失效和评审规定
第21条发生下列情况之一时，应对公司内部文件进行修改。
(1)当公司现行文件与相关国际标准、国家标准、地方标准、法规和行业标准相冲突时。
(2)当文件内容与顾客需求相矛盾或不能满足顾客要求时。
(3)当文件内容不正确、不合适或不可操作时。
(4)当有更合适、先进或可操作的产品标准、操作方法和管理手段时。
第二十二条文件修改程序如下。
(1)公司一级文件修订或其他各级文件大批量修订时，公司应成立文件修订小组运行，修订文件的审核、批准、发放、使用及旧文件回收按本制度相关规定执行。
(2)当文件需要更改时，文件编制部门应填写《文件更改审批表》,注明具体的修改内容，交原审核人审核，原批准人批准后，方可更改文件。
(3)人事行政部行政专员或文控员负责组织实施《文件变更审批表》。可以跨(改)页或换页进行修改，同时要做好修改状态标识的更改，修改的地方要盖章？改变？章中，更改应该覆盖文档分发的所有地方。采用换页形式的，原未换页要回收。
第二十三条文件恢复和失效的规定如下。
(1)文件修订或修改时，会产生大量的无效和失效文件。行政专员或文件管理员应做好作废文件的回收、登记和标识工作。
(2)作废文件应定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》,提交部门主管批准后方可处理。作废文件留一份单独贴上？作废保存？做好标记，归档保存一年备查，其他销毁。
第二十四条文件审查规定如下。
(1)人事行政部经理定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件审核工作。
(2)文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合。评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，并确定文件修改和文件增补的清单，以不断提高文件的可操作性和科学性。
第七章附则
第二十五条本制度由人事行政部编制，解释权属于人事行政部。
第二十六条本制度经执行副总裁审核、总经理批准后，自发布之日起实施。
公司内部文件管理规定范文3
为控制公司文件的合理发放范围，及时回收失效文件，确保各部门和车间使用的公司文件的有效性，特制定本规定。
1.文件的发布:
(1)财务部、生产部、市场部以本部门名义形成的、在本部门管辖范围内发放的文件，应分别发放和回收。需要在公司横向相关部门之间分发的文件，由办公室负责分发和回收。
(2)各部门需要办公室安排发放文件时，必须打印复印，由部门经理书面记下发放范围和时间送综合管理部，办公室主任安排文件发放员发放。
(3)对于任何单据，发行人应建立？文件分发和回收登记表？。发放给各部门的所有文件应由部门负责人签收。部门负责人不在的，由部门在场人员签字领取。收款代理人必须负责及时将文件转交给部门主管。需要个人接收的文件在部门内部建立？文件分发和回收登记表？，并由个人亲自签字领取。
(4)文件(包括学习资料等。)需要发放给科长以下管理人员、助理、员工的，只需要发放给相关科长管理人员，再由科长管理人员安排发放给相关个人即可。
2、文件修改:
(1)如因任何原因需要更改文件的个别文字，且更改不会影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人记下更改的位置及如何更改(如为数据或原则，需报直属部门经理签字认可)， 并连同编制形成的部门负责人个人印鉴一并寄送给原签发人，由原签发人按照原发放范围和备案进行变更。
(2)根据更改的字数和复杂程度，文件签发人可以在现场为原收件人进行更改，也可以拿回去进行更改，然后返还给原收件人。但修改时，必须将原字用双线划掉，并在上行距对应的空白处写上新字，并在修改处加盖原机构公章，形成部门负责人公章。
3.文件的换页:
(1)如因任何原因需要大面积更改文件单页，需更改的页面由原编制修改，打印复印，部门负责人书面记下换页情况(如为资料性、原则性更改，须经部门经理签字批准)并发送给原文件分发员，由原文件分发员按原分发范围进行换页。
(2)凡需换页的文件，由文件签发人换页，并注明执行时间，销毁原页。
4.文件的恢复和失效:
(1)如因公司制度汇总、部门调整、计划变更等原因，导致原文件内容与新文件内容重复或冲突，汇总部门或新文件编制部门组成部门负责人，安排原分发人员回收。
(2)回收单据时，单据签发人必须持有？文件分发和回收登记表？原收件人应在登记表相关栏签名并交回。
(3)每年6月5438+2月底，办公室会通知各部门对本年度未统一回收的文件、报表等作废资料进行清理回收。
(4)所有收回的文件将于收回当日送至办公室，由办公室主任统一安排销毁。
5.其他规定:
(1)任何部门以公司名义形成的任何文件讨论稿或正式稿，都必须分发给董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、市场部经理、公司各职能部门负责人及其他相关人员，以便了解公司的政策方向，根据公司各方面情况进行系统修改，保证接口部门的相互配合。
(2)任何部门或公司发布的文件在发布前必须在档案室存档。
(3)相关部门负责人收到任何文件后，必须学习或传达给应执行的员工。如需复印发放给相关员工，必须向原发放部门提出申请，由原发放部门按照发放程序进行复印发放。不得私自复制和分发文件，以免因文件使用范围失控而造成有效和无效版本的混淆。
(4)若所有换页或作废文件均已存档或相关部门需要保留证明备查，签发人只需加盖作废章，不会收回，但档案员必须在？无效文件？文件栏应进行登记和标记，并妥善保存备查。
(5)文件为讨论稿的，讨论人应当在讨论结束后按时提交文件编制形成部门。
(6)单据签发人必须将用过的？文件分发和回收登记表？每季装订成册，妥善保管，以备日后参考或循环使用。储存期为三年。
6.未经总经理批准，任何人不得将公司文件私自提供给公司以外的人。除处以50元罚款外，并对由此造成的一切后果负责。
7.违反规定，责任人每次罚款50元，直接领导开罚款票收缴。
公司内部文件管理规定范文4
一.一般原则
1.技术文件是我公司的核心机密，是我公司保持可持续发展和强大市场竞争力的有力保证。我公司的技术文件归我公司所有。
2.为规范公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性和完整性，明确技术文件的编制、签署、修改和保存，确保技术文件的正确性，实施有效管理，特制定本制度。
3.适用范围:适用于本厂技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1.技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文件和技术资料。
具体包括:
1)开发策划阶段:方案设计、质保大纲、设计开发计划和检验要求。
2)开发设计阶段:原理图、印刷版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件老化文件、可编程器件源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊接进度表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段:设计开发总结、软件手册、产品手册。
2.技术文件的技术要求和数据必须符合国家有关标准和规定的要求。
3.技术文件由技术开发部等相应部门编制，各部门对技术文件的准确性和合理性负责。
三。提交技术文件
1.在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真编制各种文件，以保证技术文件的完整性。
2.在产品开发的各个阶段，设计师必须按时提交设计文档，并保存在公司的服务器上。每当设计文件有重大变更时，设计者必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，并确保开发工作的可靠性。
3.设计文件的提交以starteam为准，设计师根据提交文件的类别提交到starteam的相应目录下。
4.对于已提交的文档，任何人不得在服务器上故意删除。
四。技术文件的归档
1，相关责任人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏编号、名称、日期、设计、校对、审核、批准等栏目齐全，签名不全的技术文件不得用于归档。
3.文档签名包括纸质文档签名、电子文档签名和光盘签名。其中，纸质文件的签名必须在纸质文件上手写，电子文件的签名要在starteam上以备注的形式签名，光盘的签名要整体签在光盘封面的标签上。
4、各种归档文件在归档前均经过确认和签字。备案文件要求一式两份:一份保存在公司服务器上备查；一套刻录成CD并密封保存。
5.用于存放归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签应注明光盘的一般信息，如名称、编号、签名信息等。
6.归档文件时，必须填写，归档文件要经过真实、有效、完整的规范性检查，检查合格后才能归档。
动词 （verb的缩写）技术文件的借阅
1.任何员工不得私自传阅技术文件，不得私自非法保存文件。
2.因工作需要需要借阅技术文件的，应报相关领导批准并填写，然后通过获得的授权从公司服务器下载相应文件进行审核。
3.未经许可，不得印制和传阅所借文件，不得泄露所借文件的秘密。
4、如有特殊情况需要将文件转让给他人或外借，必须经有关领导批准。
5.借阅文件阅读完毕后，应在相关人员的监督下，将借阅的文件全部删除和补充。。
第六，问责制