商务信函范文

Xx大星贸易有限公司:

我们已经收到你XX年XX月XX日的来信。我们对信中投诉的XX年XX月XX日购买电脑桌合同中35台黄花牌电脑桌接口破损表示歉意。此事引起了我们的高度重视，并已展开调查。

经有关邵门核实，我厂生产的xxx型黄花牌电脑桌，出厂时均为优质产品。信中提到的一些电脑桌的接口坏了，是我们的工人在出库时处理不周造成的。

我们再次对您的损失表示歉意，并要求您尽快提供电脑桌的详细数字和损坏程度，以及公证书和检验证书。我公司将尽快根据实际损失进行无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，采取整改措施，杜绝此类事件的发生。希望得到负责任公司的理解，继续保持良好的贸易关系。

等待回复:

Xx光明家具有限公司:

20xx年x月x日:

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商务信函中的注意事项:

(1)口语语气。

每一封商业信函都是不同企业或商业领袖之间的情感交流。人都是感性的，所以商业信函更多的体现了感性的一面。商务信函应该使用特殊的“商务口音”，而不是人们的想象。信件读起来让人感觉很温暖，很友好，就像朋友之间的对话一样简单，自然，人性化。

无论是道歉信，还是善意的劝导信，还是购买信，都可以通过信中的语气语调来表达。

(2)内容直接性。

企业每天都要阅读大量的信件和文件。商务信函不需要华丽的辞藻。因此，商务信函应该简明扼要。用简单明了的语言写一封信，做到简单明了，通俗易懂。

当涉及到数据或具体信息，如时间、地点、价格、文章编号等。，我们应该使用精确的语言使交流的内容更加清晰，这样更有助于加快商务活动的进程。

(3)态度的真诚。

商务信函应该能够充分体现真诚和礼貌。不管你说什么，你都应该真诚地说。

(4)主题单一。

商务信函是纯商务性的，一般要求文章专门，内容单一，以公务为主，突出主旨。

(5)规范格式。

商务信函的结构与普通信函相似，有标题、正文和签名。外贸业务函电必须按照国际惯例用英语或对方国家使用的语言书写，语法和书写格式也要符合对方的语言规范和习惯。

(6)地位平等。

商业信函是两个平等的法人之间的交换文件，体现了双方的平等互利。写商务信函要尊重对方，以礼相待。

(7)要求时限。

商务信函形成于商务活动的每一个环节，每一封信函都是双方在一定期限内意愿的明确表达。所以收到对方的信后一定要及时回复。目前，传真和电子邮件等快速传递形式越来越多地被用来满足这一特点的需求。一封商务信函通常由三部分组成:标题和结尾。