酒店宴请涉及部门和工作往来。
一、宴会的基本概念:
什么是宴会？简而言之，宴会是指以餐饮为中心的聚会，其特点是将许多人聚集在一起，采用相同的菜单或自助餐进行聚会活动的特殊活动。
二。可在我店宴会厅举行的会议形式:
目前，在宴会厅举行的会议不仅限于晚宴。以下10活动全部由宴会厅服务，可见宴会形式的多样性。
1.订婚宴、婚宴；
2、满月宴、寿宴；
3.团访、春茶会、尾牙宴(限65438+2月-2月过年)；
4.同学聚会、答谢会、毕业聚餐、庆功宴；
5.新闻发布会；
6.研讨会、培训课程、会员或员工会议、简报会、新产品发布会和产品展览；
7.鸡尾酒会(如开业酒会、周年酒会、婚宴等。);
8.时装秀，歌手签名会；
9.公务宴请；
10，其他(如选美比赛，各种桌游，签约仪式等。).
三、宴会的管理形式:
由于宴会形式的不同，有些宴会需要豪华的装饰和布置，比如婚宴、庆功宴、新闻发布会、各种展览等等。有的只需要一般的家具和视听设备，比如说明会、培训班等。所以一般宴会厅的基本装修通常比较简单。如遇特殊需要，如婚礼、生日宴会等，需要增加舞台、红地毯、鲜花、气球、灯光、特效、管弦乐、背景等。根据顾客的需要，为宴会营造华丽的气氛。
四、宴会营销人员的基本职责:
负责对内与相关部门的沟通协调，对外代表酒店联系会议、宴会及相关业务，在与老客户保持良好关系的同时拓展和发展新客户，通过业务活动和了解市场信息，协助上级制定策略，实现酒店年度计划和预算收入目标。
动词 （verb的缩写）责任和任务；
1，与酒店的客户群体保持联系，满足他们的合理需求；
2.维护与现有客户的良好关系，同时开发新客户；
3.推广酒店现有的宴会产品、设施、场地和服务；
4.整理和归档客户资料，并保持其完整和准确；
5.服从部门主管的指派，在酒店外拜访客户，在会议外从事业务或考察会场；
6.负责联系并协助餐厅在当班时间和其他餐厅营业前进行预订；
7.负责带领周边来访客人参观并介绍酒店宴会厅设施，必要时移交上级办理业务；
8.参加部门定期召开的业务沟通会议，提交每日业务简报和任何指定会议；
9.跟踪任何潜在的业务来源，对市场信息保持高度警觉，及时向上级汇报，制定相应的策略；
10.记录客户意见和同行评论，并向上级汇报改进；
11，始终保持积极主动的态度迎接客人，注意个人仪容，保持端庄；
12.每周提交重点工作报告，包括已确认的业务和需要跟踪的业务，每月提交绩效报告；
13.按照值班表安排的时间上下班。如遇业务繁忙，人手不足，应灵活调整予以协助；
14，负责填写宴会预定书，并与客人跟进；
15，对餐厅的宴会厅、餐厅、服务设施设备了如指掌，从而对客户进行全面的介绍。
一.宴会和会议的谈判:
举办宴会时，顾客首先要做的是向自己喜欢的酒店咨询相关信息。
大概有三种方式:打电话、发传真和亲自来洽谈。普通客人的问题无非就是场地的可利用性，宴会和会议的费用，宴会厅的大小，宴会厅能提供的相关仪器设备，菜单的内容，最低消费，场地规划，订金以及宴会活动相关厂家信息的获取。面对这样的问题，销售人员必须一一向客户解释，努力把握每一个可能的商机。
首先，一旦知道客户愿意举办宴会，销售人员最好邀请客户到宴会厅看场地。毕竟客户通过电话往往无法真正了解宴会厅的实际情况，只是对场地的了解比较模糊。销售人员再怎么详细的介绍场地的完善，客户也很难理解。因此，尽可能邀请客人到宴会厅进行面对面的讲解，销售人员可以清楚地回答现场设备的问题，这样不仅可以增加说服力，让客户不愿意去，而且销售人员应该考虑上门拜访。一般来说，只有75%左右的宴会业务是自己上门的，另外25%必须依靠销售人员进行促销活动，积极争取客户。
在洽谈过程中，负责联络的销售人员必须准备足够的资料供客户参考，如场地平面图、各种菜单的价目表、客人的容量清单、租金清单、设备租赁清单等。咨询时，客户首先要了解场地的大小和形状。即使客户已经参观了现场，销售人员仍然需要准备现场平面图进行解释。由于不同的桌子数量和适合不同形式宴会的场地类型不尽相同，宴会厅应配备多种平面图以满足客户需求。
二。宴会和会议的预订和确认:
如果客户打算预约宴会，销售人员应询问宴会的日期、时间、名称和性质，以及联系人的姓名和电话，并以书面形式记下。此外，菜单内容、酒水种类、参加宴会人数、宴会预算、安排方式、客户付款等也要如实记录。当然，在预订环节，销售人员要把报价单提供给客户，因为大部分客户在签合同后可能会和其他酒店进行价格比较。在任何情况下，销售人员都应详细记录每次与客户谈判的结果，除了存档备查外，还应正确地将信息传达给其他相关人员。只有这样才能保证宴会的成功。
为了方便记录，预订宴会所需的所有信息都已包含在宴会谈判表中。有了宴会谈判表，销售人员可以立即填写与客人谈判时的所有信息，并选择客人的要求。宴会通知发到各部门，所有宴会要求就一目了然了。如果顾客只是临时订了一个宴会，酒店必须对其进行跟踪，直到顾客下单。如果客户取消预订，也要询问取消宴会的原因，并记录下来作为日后改进的参考。
通常情况下，除了熟客，所有的宴请和会议都要确认30%的定金。交了定金，就说明宴会场地真的订好了。否则，如果某个宴会临时取消，必然会给酒店造成很大的损失。所以酒店有必要提前收取押金，作为另一种自我保护的方式。此外，如果其他客户想在最初预订宴会的客户付款之前预订同一场地，销售人员应致电先预订的客户，询问他们的意愿。如果客户表示确定要使用场地，必须先交押金，否则会给下一个想预订的客户。如果客户看中的宴会厅已被预订，销售人员不应轻易放弃任何商机，而应积极推荐其他可供选择的宴会厅或设法说服客人更改宴会日期。只要销售人员始终保持一颗温暖的心，往往能成功促成每一笔宴会业务。
虽然销售人员在预订的时候已经把客户的所有要求都写下来了，但是客户以后可能会变卦还是一个潜在的问题。所有销售人员必须在合同中记录约定的事项，并要求客人签字，以保护客人和酒店本身的权利。如果客人没有时间亲自去酒店签合同，销售人员可以通过书面传真或邮件的方式将文件发送给客户，并请客户签署确认函，然后传真或邮件回酒店以示谨慎。签确认函的时候，酒店一般会要求30%的定金。有时候销售人员忘记和客人签确认信，无缘无故吃了很多亏。因此，为了保证宴会的正常进行，与客人签订合同是不可忽视的。
三。宴会及会议接待后续工作要点:
1、宴会、会议跟进人员要在宴会备忘录或宴会通知上明确列出客户的每一个细节要求，以便老板在必要时随时核对或其他工作人员参与后续工作，不能有错漏。
2.宴会和会议后续人员的职责是确保宴会和会议的每一个细节都能满足客户的要求。所以宴会开始前要和相关部门保持联系，确实各部门都明确了宴会要求。
3、宴会、会议后续人员应认真检查宴会前各项安排的落实情况，如有遗漏、错误，需及时通知宴会负责人，进行处理和解决。
4.每个客户对宴会的要求不同，但总的来说，以下几点是每次宴会前宴会跟进人员必须跟进的。
a、宴会开始前一小时，检查标牌、横幅和Xi镇是否已放好，文字是否有错误；
b、宴会及会议前一小时，检查各种设备及答谢是否正常工作，如灯光设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台及座位号摆放是否正确；
c、宴会及会议前一小时，检查各种设备设施是否工作正常，如灯光设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、座位号摆放是否正确；
d、在宴会和会议前一小时检查地毯、门、墙壁、厕所和装饰品是否干净；
e、协助餐饮部在宴会及会议开始前一小时召集相关部门跟进人员开会，说明宴会内容及注意事项，包括人数、宴会形式、服务方式、食品及饮品、参加宴会的重要客人、客人提出的特殊要求，分配具体任务，指定各工作环节的检查人员；
F.如果需要演出公司和礼仪小姐，要提前检查演出节目中是否有损害酒店形象的内容，并提前安排他们到场；
g、检查餐桌上的杯子是否对应饮料，如白酒杯、红酒杯、汽水杯、啤酒杯；
h、检查宴会及会议期间专用休息室是否有PA值班，宴会空调是否已提前开启，温度是否适宜；
一、宴会前半小时安排保安协助客人停车；
j、如果是重要的宴会或会议，提前安排艺人到场拍摄；
k、要求客户宴会及会议负责人提前到达验货现场。如果你不满意，你可以
协商修正；
l、告诉宴会和会议的负责人你会一直待在宴会上，有需要的话让他随时找你；
四、宴会、会议跟踪服务:
宴会和会议结束后，负责的销售人员将亲自拜访或致电客户表示感谢，并跟踪客户对宴会的满意度和酒店需要改进的地方，以向客户展示一种售后服务。如果客户有很多负面反应，要及时把误会解释清楚，但如果情况属实，可以知道改善方向。如果客人的反应是积极的，可以作为卖点，促进以后的宴会销售。所有的跟踪结果都要记录存档，作为日后评估改进结果的参考，也可以作为该客户下次要特别关注的服务咨询，从而提供更高的服务质量。