公司里的档案应该如何分类？怎么挽回？

■★第一管理部门？1.公文结案后，文稿由文件管理部门归档，经办部门按要求留存复印件。特殊情况的文稿因业务处理需要由经办部门保管的，应经文件管理部门负责人同意后妥善保管，文件管理部门应以复印件形式归档。稿件用完后，仍应送文件管理部门存档，交换复印。2.各公司文件的分类目录和编号原则由各公司总经理室或事业部经理室统一管理；综合管理办公室各部门、办公室、中心由各部门编制，报综合管理办公室总经理办公室。

■★第二份文件收藏？文件材料结案移交归档时，应按以下原则收集:1.检查文件正文和附件是否齐全，如有不足，立即追查并分类。2.如果文件已经保存，应由管理部门负责人签字。3 .单据处理手续是否齐全，如有遗漏，应退回经办部门进行更换。4.与案件无关的文件或者不应当随案归档的文件，应当立即退回办案部门。5.有价证券或其他贵重物品应交回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收，然后将文件归档。

■★第三条文档？收到文件后，应按以下方式进行整理:？1.对于中文直写文档，原则是右装订，而对于中文横写或外文文档，原则是左装订。2.右边装订的文件及其附件应与右上角对齐，左边装订的应与左上角对齐。3.如果文件有褶皱、损坏或不平整，应先对其进行修剪、切割和折叠，使其均匀一致。

■★第四条档案分类？1.档案分类应根据案件内容、部门组织、业务项目等因素，划分为部门、类别、子类别三个层次。先分科室，再根据案件性质分几类，再在同一类下分几个子类。2.档案分类要实用。情况较多的，前款所述第三级不够的，可以在第三级后增加第四级“罚款类别”。如果情况不多，只能用“部门”和“大类”或“小类”。3.同一“子类”(或子类)的案件应装订在一个文件夹内。案件较多，一个文件夹不够的，应在两个文件夹以上计分，并在子类(或次类)后加“卷”数，以供参考。4.每个文件夹的封面内页都要有目录，归档时要按顺序对案件进行编号和记录，原则是每个案件都要编号为一个目录。5.文件号表示如下？a 1 a2-b 1b2c 1c2d 1-e 1e2a 1 a2为经办部门代码，B1b2为大类号，C1C2为小类号。D1是文件卷号，E1E2是文件内容。

■★第五条档案名称和编号？1.各级档案的分类要有一个名称，要简明扼要，本着充分表达档案内容性质的原则，有一定的类别，不能含糊。2.各级分类号、卷号、目录号用十进制阿拉伯数字表示；其数字的使用取决于病例的数量和增长。3.各级档案分类名称确定后，应编制一份“档案分类号表”，即将各级分类名称及其代表号按一定顺序排列，便于查阅。4.各级档案分类应预留若干空白，以便今后机构扩大或业务增加时随时补充。5.各级档案分类名称及其代表人物一经确定，不得随意修改。如需修改，应事先仔细研究，并拟出新旧档案分类号对照表，以免混淆。

■★第六条档案编号编制？1.如果是新案件，应根据“档案分类号表”确定案件的类别、卷号和内容顺序。2.案件属于前案的，应当标明前案的案卷号，并以相同的编号列出。3.档案编号以一案为原则。在一个案件有几个事件或者一个案件分多个类别的情况下，要先确定主要类别，编好案卷号。4.案卷号应自左向右编，右边装订的案卷应填在案卷首页的左上角；左活页夹填在右上角。

■★第七条归档和文件清理？1.归档文件应按照目录号的顺序以活页形式装订在相关类别的文件夹内，目录号应根据实际需要用“见纸”标明，以便阅读。2.卷宗夹的书脊应标有卷宗夹所载案件的分类号和名称，以供查阅。？

■★第八条保质期？除政府有关法令或本企业其他规章另有规定外，文件的保管期限按以下规定办理:1。永久保存:(1)公司章程；(二)股东名册；(三)组织规则和工作规则；(四)董事会和股东大会记录；(五)财务报表；(6)政府机构的批准文件；(七)财产权属证明和其他债权凭证；(8)工程设计图纸；(九)经批准永久保存的其他文件。2.10年保存:(1)预决算；(二)会计凭证；(3)商业计划信息；(4)经批准保存10年的其他文件。3.5年保存:(1)到期或终止的合约；(2)其他已批准5年的文件。4.1年保存:结案后不需要长期保存。5.规章制度由规章制度管理部门永久保存，只要有效，使用部门就应保存。

■★第九条文件清理？1.档案管理人员要随时擦拭档案架，保持档案清洁，防止虫蛀腐烂。每年更换时，应按规定清理一次。如果储存期限已过，它可能会被销毁。销毁前应做好记录，并提交总经理批准。必要时应向主管部门报告，并在目录备注栏注明销毁日期。2.如果部分保存期限已过的文件经核实仍有保存参考价值，档案保管员应在其留存文件上注明第五联“收(送)件通知单”，并在第五联注明部分销毁日期。

■★第十条音量调节程序？1.各部门经理因业务需要查阅档案时，应填写一份“卷数调整表”，经部门负责人(科长以上)批准后，交给档案管理人员。2.档案保管员收到“调卷单”并核对无误后，取出档案，在“调卷单”上填写借阅日期，将档案交给调卷人员。“音量调节表”根据预定的返回日期进行排序，以便提醒。3.在档案室现场借阅图书的，不需要填写《调卷单》。4.文件归还时，档案管理员会核对无误，确认归还日期和“卷调单”签字后，将文件放入文件夹。“调卷单”由档案管理人员保存备查。

■★第十一条音量调节管理？1.“调卷单”原则是一单一案，最长借阅时间以一周为限。如遇特殊情况，如需延长阅读期，应按阅读程序重新申请。2.对于已移交的案件，调档人员不得增加或减少损失。如果需要拆卸，他们还必须说明原因，并请档案管理人员处理。3.调档人员应在规定期限内归还。如果其他人员访问同一个文件，他们应该登记文件调整的变化，他们不得给予或接收未经许可。4.如果查阅案件仅限于办理业务，与办理业务无关的案件应经文件管理部门负责人批准。

保存:

第一条。为提高档案保存技术，妥善维护档案安全，充分发挥档案管理功能，特制定本规范。

第二条。纸质档案保存时，应采取适当的防光、防热、防潮、防虫、防菌措施，避免因光损伤、纸质纤维素氧化或水解或防虫、防菌损伤而造成档案损坏。

第三条。纸质文件应存放在化学稳定的聚酯薄膜制成的保护袋或文件夹或脱酸材料制成的保护盒中。

第四条。纸质档案如有损坏，应随时修复；修复方法可以是安装、镶嵌或其他合适的方法。

第五条。纸质档案由于自身和外界环境的影响，以防发黄、变脆、变质、损坏，应装框。

第六条。缩微胶片、正片、负片、照片等摄影档案应存放在保护盒(袋)或底片夹中，然后放入无酸保护盒中。

前款所称保护套(袋)或底片夹的材料应为纯聚丙烯、纯聚乙烯塑料片或中性纸。

第七条。缩微胶片、正片或负片的保护盒应水平放置，避免阳光直射，并应定期检查。

第八条。摄影档案应配备专用储存柜，储存柜应由惰性材料制成，并具有四小时以上的温湿度控制和防火功能。

第九条。摄影文件和视频(音频)磁带在放入存储柜之前应逐渐预热。拿出来之后，也是如此。

第十条永久保存的彩色照片应当制成底片或者彩色缩微胶卷，或者以数字方式或者其他适当方式保存。

第十一条。档案管理人员在拍摄摄影档案时应戴上棉质或尼龙手套，接触仅限于边缘部分，以免在胶片上留下指纹或划痕。

第十二条。视频(音频)磁带文件入库前，应封闭防误孔，单独存放在绝缘保护盒内，再放入储藏柜。

前款所称的储物柜应当远离电器或者有磁场的场所。

第十三条、视频(音频)文件应定期检查和移交；如有变质，应立即处理，并定期复印抄录，便于保存。

前款档案已依法申请的，应当转回起点后入库；快速转带后，散热后再收集。

第十四条、视频(音频)磁带文件，如发霉，应使用防霉喷剂清除。

第十五条。电子媒体文件应单独存放在化学稳定材料制成的保护盒中，如丙烯酸和纯聚丙烯，然后放置在存储柜中。

第十六条、电子媒体文件应避免阳光直射或用清洗液擦拭。

擦拭光盘要用软布，径向由中心向四周擦拭，避免同心方向擦拭。

第十七条。应避免光盘上的划痕或改变光盘原有的标记方法。

档案人员取光盘时应戴棉质或尼龙手套，接触应限制在边缘，避免在光盘表面留下指纹或划痕。

第十八条。档案害虫和真菌的防治应按照以下五级防治措施进行:

(1)避免:避免室外杂草丛生的植被和使用夜灯吸引昆虫，避免堆放木材，防止白蚁等昆虫滋生。室内收纳柜不宜与地板、墙壁紧密相连，避免铺设地毯，避免水管穿过天花板，保持环境整洁。

(2)封堵:窗户装上纱窗、排水管、带过滤器的通风口，缝隙要填实，防止昆虫侵入。如有必要，在通风口安装空气净化设备，以减少细菌损害的发生。

(3)检测:定期检查文件状态，进行环境检测并做好记录；使用粘纸等陷阱捕捉昆虫，随时跟踪各种昆虫入侵或细菌破坏的迹象。

(4)应对措施:如果文件已经被害虫或细菌损坏，应立即进行消毒。

(5)修复:包括环境和文件状态的恢复，重要文件的修复。

第十九条、档案入库前应进行检查；如有虫害或霉变，应立即隔离进行虫害控制或消毒。

第二十条、有害生物控制和消毒，应当根据细菌和昆虫的种类、文件媒介的种类或者危害情况，选择下列方式:

(1)熏蒸:用含有化学成分的熏蒸剂进行熏蒸。

(2)低温法:将档案密封于袋中，放入零下20至30摄氏度的冷冻室中14天以上的方法。

(3)低氧法:用其他气体置换密闭空间内的氧气，使氧气浓度降至0.3%以下并维持14天的方法。

(4)钴60γ射线法:利用这种射线的穿透力和杀伤力来辐射昆虫的一种方法。

(五)档案行政管理部门公布的其他方式。

前项处理应避免对档案、人体及环境造成伤害，处理后昆虫尸体应予以清理。第一款的熏蒸方法要注意禁止含氯氟烃的排放，减少氮氧化物和二氧化碳的排放。