董事会秘书的相关规定
董事会秘书在我国得到相关法律法规的认可，源于国务院根据《公司法》第85条和第155条制定的《股份有限公司境外股票发行上市特别规定》(1994)，《规定》第15条明确将董事会秘书界定为公司高级管理人员。接着，国务院证券委员会、国家经济体制改革委员会颁布的《境外上市公司章程》(1994)，中国证监会颁布的《上市公司章程》(1997)进一步重申，董事会秘书属于公司高级管理人员。特别是《上海证券交易所股票上市规则》(2012)和《深圳证券交易所股票上市规则》(2012)中的相关章节，对董事会秘书的职位进行了明确规定，要求“上市公司应当设立董事会秘书，由上市公司高级管理人员担任，对董事会负责”，并规定了相应的职责和职能。
深圳证券交易所股票上市规则(2012)
第二节董事会秘书
3.2.1公司设立信息披露部门，由董事会秘书管理。
3.2.2董事会秘书对上市公司和董事会负责，履行以下职责:
(一)负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
(2)负责公司投资者关系管理和股东信息管理，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐机构、证券服务机构、媒体的信息沟通；
(三)组织筹备董事会和股东大会，出席股东大会、董事会、监事会及相关高级管理人员会议。
负责董事会会议记录并签字；
(四)负责公司信息披露的保密工作。
，在出现未披露的重大信息时，及时向交易所报告并公告；
(五)关注媒体报道并主动核实真实情况，督促董事会及时回复交易所的所有问询；
(六)组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、本规则及相关规定的培训，协助上述人员了解各自在信息披露方面的权利和义务。
(七)督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、本规则、本所其他有关规定和公司章程，切实履行承诺；在知悉公司已经作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当提醒其注意，并立即如实向交易所报告；
(八)公司法、证券法、中国证监会和本所要求的其他职责。
3.2.3上市公司应当为董事会秘书履行职责提供便利，董事、监事、财务人员和其他高级管理人员以及公司相关人员应当支持和配合董事会秘书进行信息披露。董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营状况。董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时，可以直接向交易所报告。
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3.2.4董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理和法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并取得本所颁发的董事会秘书资格证书。有下列情形之一的人员不得担任上市公司董事会秘书:
(一)有《公司法》第一百四十七条规定的情形之一。
(二)受到中国证监会行政处罚未满三年；
(三)被证券交易所公开谴责或者被通报批评三次以上的；
(四)公司现任监事；
(五)交易所认为不适合担任董事会秘书的其他情形。
3.2.5上市公司应当在股票首次公开发行上市后三个月内或者前任董事会秘书离任后三个月内聘任董事会秘书。
3.2.6上市公司应当在董事会秘书拟任会议召开五个交易日前，向本所提交董事会秘书的相关材料。本所自收到相关材料之日起五个交易日内未提出异议的，董事会可以对其进行聘任。
3.2.7上市公司在聘任董事会秘书前，应当向本所提交下列材料:
(一)董事会推荐信，包括符合本规则岗位任职资格的被推荐人的描述、职务、工作业绩和个人品德；
(二)推荐人的个人简历和学历证明(复印件)；
(3)被推荐人取得的董事会秘书资格证书(复印件)。
3.2.8上市公司在聘任董事会秘书时，应当同时聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使权利，履行职责。证券事务代表应当参加本所组织的董事会秘书资格培训，取得董事会秘书资格。
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3.2.9上市公司董事会正式任命董事会秘书和证券事务代表后，应当及时公告，并向本所提交下列材料:
(一)董事会秘书和证券事务代表的任命书或董事会相关决议；
(二)董事会秘书和证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、家庭电话、移动电话、传真、通讯地址和专用电子邮件地址等。；
(三)公司董事长的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通讯地址和专用电子邮件地址等。
上述通讯方式信息发生变化时，公司应当及时向本所提交变化后的信息。
3.2.10上市公司解聘董事会秘书应有充分的理由，不得无故解聘。
3.2.11董事会秘书有下列情形之一的，上市公司应当自事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书:
(一)有本规则第3.2.4条规定的情形之一的；
(二)连续三个月以上不能履行职责的；
(三)在履行职责时有重大失误或遗漏，给投资者造成重大损失。
(四)违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、本规则、本所其他有关规定或者公司章程，给投资者造成重大损失的。
3.2.12上市公司在聘用董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求其承诺在任职期间和离任后继续履行保密义务，直至相关信息披露完毕，但涉及公司违法违规行为的信息除外。离任前，董事会秘书应当接受董事会和监事会的辞职审查，并在公司监事会的监督下移交相关档案和文件、正在处理或待处理的事项。
3.2.13上市公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或者高级管理人员代理董事会秘书，并报本所备案，同时尽快确定董事会秘书人选。在公司任命一人担任董事会秘书之前，由董事长担任董事会秘书。董事会秘书空缺期超过三个月后，由董事长代行董事会秘书职务，直至公司正式任命董事会秘书。
3.2.14上市公司应当确保董事会秘书在任职期间按要求参加本所组织的董事会秘书后续培训。
3.2.15上市公司履行信息披露义务时，应当指定董事会秘书、证券事务代表或者本规则第3.2.13条规定的担任董事会秘书的人员负责联系本所办理信息披露和股权管理事务。
上海证券交易所股票上市规则(2012)
第一段
3.2.1上市公司应当设立董事会秘书，作为公司与本所的指定联系人。
公司应设立由董事会秘书管理的信息披露部门。
3.2.2董事会秘书对上市公司和董事会负责，履行以下职责:
(一)负责公司信息披露工作，协调公司信息披露事务，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
(2)管理投资者关系，协调公司与证券监管机构、投资者、证券服务机构、媒体之间的信息沟通；
(三)组织和筹备董事会、股东大会会议，出席股东大会、董事会、监事会会议及相关高级管理人员会议，
负责董事会会议记录并签字；
(四)负责公司信息披露的保密工作。
，在未披露的重大信息泄露情况下，及时向交易所报告和披露；
(五)关注媒体报道并主动核实报道的真实性，督促公司董事会及时回复交易所的问询；
(六)组织公司董事、监事和高级管理人员接受有关法律、行政法规、本规则及相关规定的培训，并协助上述人员了解各自在信息披露方面的职责；
(七)知悉公司董事、监事、高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、本所其他规定和公司章程，或者公司作出或者可能作出违反有关规定的决定时，应当提醒相关人员，并立即向本所报告；
(八)负责公司股权管理，保存公司董事、监事、高级管理人员、控股股东及其持有公司股份的董事、监事、高级管理人员信息，负责披露公司董事、监事、高级管理人员持股变动情况；
(九)公司法、中国证监会和交易所要求的其他职责。
3.2.3上市公司应当为董事会秘书履行职责提供便利，董事、监事、财务人员和其他高级管理人员及相关工作人员应当支持和配合董事会秘书的工作。
董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营状况，列席涉及信息披露的相关会议，查阅所有涉及信息披露的文件，要求公司相关部门和人员及时提供相关资料。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当阻碍或者严重阻碍时，可以直接向交易所报告。
3.2.4董事会秘书应具备财务、管理、法律等方面的专业知识。履行职责所必需的，具有良好的职业道德和个人素质，并取得本所颁发的董事会秘书培训证书。有下列情形之一的人员不得担任董事会秘书:
(一)有《公司法》第一百四十七条规定的情形之一。
(二)受到中国证监会的行政处罚。
(三)被证券交易所公开谴责或者通报批评三次以上的；
(四)公司现任监事；
(五)交易所认为不适合担任董事会秘书的其他情形。
3.2.5上市公司应当在股票首次公开发行上市后三个月内，或者前任董事会秘书离任后三个月内聘任董事会秘书。
3.2.6上市公司应当在任命董事会秘书的董事会会议召开前五个交易日向本所提交下列材料:
(一)董事会推荐信，包括本规则规定的被推荐人(候选人)的任职资格、现任职务和董事会秘书工作业绩的说明；
(2)候选人简历和学历证明复印件；
(三)候选人获得的交易所颁发的董事会秘书培训证书复印件。
如果本所对董事会秘书候选人的任职资格没有提出异议，公司可以召开董事会会议聘任董事会秘书。
3.2.7上市公司董事会应当指定一名证券代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责或经董事会秘书授权时，由证券事务代表代为履行职责。在此期间，董事会秘书不免除公司信息披露事务所的责任。
证券事务代表应当取得本所颁发的董事会秘书培训证书。
3.2.8上市公司董事会任命董事会秘书和证券事务代表后，应当及时公告，并向本所提交下列材料:
(一)董事会秘书和证券事务代表的任命书或董事会相关决议；
(二)董事会秘书和证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通讯地址和专用电子邮件地址等。；
(3)公司法定代表人的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通讯地址和专用电子邮件地址等。
上述通讯方式发生变更时，公司应当及时向交易所提交变更后的材料。
3.2.9上市公司解聘董事会秘书应有充分的理由，不得无故解聘。
董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向交易所报告，说明原因并公告。
董事会秘书在被公司不当解聘或辞职的情况下，有权向本所提交个人陈述报告。
3.2.10董事会秘书有下列情形之一的，上市公司应当自相关事实发生之日起一个月内予以解聘:
(1)第3.2.4条规定的任何一种情况；
(二)连续三个月以上不能履行职责的；
(三)在履行职责时有重大失误或遗漏，给投资者造成重大损失。
(四)违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、本所其他规定和公司章程，给投资者造成重大损失的。
3.2.11上市公司在聘请董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事会秘书承诺在任职期间和离任后继续履行保密义务，直至相关信息披露，但与公司违法行为有关的信息不属于上述应当保密的范围。
离任前，董事会秘书应当接受董事会和监事会的辞职审查，并在监事会的监督下移交相关档案、正在处理的事项及其他未决事项。
3.2.12董事会秘书被免职或辞职后，在履行报告、公告义务前，或在完成辞职审核、档案移交等程序前，仍应承担董事会秘书职责。
3.2.13董事会秘书空缺期间，上市公司应当及时指定一名董事或者高级管理人员代理董事会秘书，并报本所备案，同时尽快确定董事会秘书人选。公司委派人员担任董事会秘书前，应由公司法定代表人担任董事会秘书。
董事会秘书空缺三个月以上的，由公司法定代表人代理董事会秘书，直至公司聘请新的董事会秘书。
3.2.15本所接受董事会秘书、3.2.13条规定的担任董事会秘书的人员或证券事务代表以上市公司名义办理的信息披露和股权管理事务。