如何控制外包业务的风险
二、各环节的主要风险点及控制措施
(一)业务外包实施方案的制定业务外包实施方案的制定是指企业根据年度生产经营计划和业务外包管理制度，结合确定的业务外包范围，制定实施方案。该环节的主要风险是:企业缺乏外包管理制度导致制定实施方案时无据可循；外包管理制度没有明确外包范围，可能导致相关部门在制定实施方案时，将不适合外包的核心业务外包出去；实施方案不合理，不符合企业生产经营特点，或者内容不完整，可能导致业务外包失败。
主要控制措施:一是建立健全业务外包管理制度，根据各项业务与核心主业的相关性、对外包业务的控制程度和外部市场的成熟度，合理确定业务外包范围，根据是否对企业生产经营产生重大影响，对外包业务实施分类管理，突出控制重点，明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施。二是严格按照外包管理制度规定的外包范围、方式、条件、程序和实施制定实施方案，避免核心业务外包，保证方案的完整性。再次，根据企业年度预算和生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估和复核，包括承包商的选择方案、外包业务的成本收益和风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等。，以保证计划的可行性。第四，认真听取外部专业人士对业务外包的意见，根据其合理化建议完善实施方案。
(二)审批审批是指企业按照规定的权限和程序，对业务外包实施方案进行审批。该环节的主要风险是:审批制度不健全，导致业务外包审批不规范；审批不严或越权，导致外包决策出现重大疏漏，可能导致严重后果；未能合理审查业务外包的实施方案是否符合成本效益原则并做出适当判断，导致业务外包不经济。
主要控制措施:一是建立和完善业务外包的审核和审批制度。明确授权和批准的方式、权限、程序、责任及相关控制措施，规定各级人员应在授权范围内进行批准，不得超越权限。同时，加强对分支机构重大业务外包的管控，避免因分支机构越权外包给企业造成不良后果。第二，在审查和评估业务外包的实施方案时，应重点对该业务项目在自主管理和外包情况下的风险和收益进行对比分析，确定外包的合理性和可行性。第三，企业中的总会计师或主管会计工作的负责人应参与重大业务外包的决策，并对业务外包的经济效益做出合理的评价。第四，重大外包计划应提交董事会或类似机构批准。
(3)选择承包商是指企业根据批准的外包实施计划选择承包商。该环节的主要风险是:承包方不是依法设立的法人单位，缺乏应有的专业资质，从业人员不具备应有的专业技术资格，缺乏相关项目经验，导致企业遭受损失甚至法律纠纷；外包价格不合理，外包成本高，难以发挥外包的优势；存在商业贿赂等欺诈行为，导致相关人员涉案。
主要控制措施:一是充分调查候选承包人的合法性，即是否是成立并合法经营的专业服务机构或经济组织，是否具有相应的经营范围和固定的办公场所。第二，考察候选承包商的专业资质、技术实力及其员工的专业简历和专业技能。再次，考察候选承包商从事类似项目的成功案例、行业评价和声誉。
第四，综合考虑企业内外部因素，对外包的人力成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行计算分析，合理确定外包价格，严格控制外包成本。第五，引入竞争机制，按照相关法律法规，遵循公开、公平、公正的原则，采取公开招标等适当方式，择优选择承包商。第六，按照规定的程序和权限选择最佳候选承包商，建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免在选择承包商的过程中出现贿赂和舞弊行为。
(四)签订外包合同确定承包商后，企业应及时与选定的承包商签订外包合同，约定外包的内容和范围、双方的权利和义务、服务和质量标准、保密事项、费用结算标准以及违约责任等。该环节的主要风险是:合同条款未能对外包风险做出明确约定，对承包商违约责任界定不够明确，导致企业陷入合同纠纷和诉讼；合同外包价格不合理或成本过高，导致企业亏损。
主要控制措施:一是在订立外包合同前，充分考虑外包计划中识别的重要风险因素，并通过合同条款有效规避或降低。其次，在合同内容和范围上，明确规定了承包商提供服务的种类、数量和费用，以及服务环节、操作方式、操作时间、服务费等细节。
第三，在合同权利义务方面，明确企业有权督促承包商改进服务流程和方法，承包商有责任按照合同协议规定的方式和频率向企业通报外包实施的进展和现状，并对存在的问题进行有效沟通。第四，在合同的服务和质量标准方面，应规定承包商的最低服务水平要求和未达到标准时应实施的补救措施。第五，关于合同的保密问题，应具体约定承包商有责任对涉及企业机密的业务和事项履行保密义务。第六，在费用结算标准方面，要综合考虑内外部因素，合理确定外包价格，严格控制外包成本。第七，在违约责任方面，制定既有原则性又有灵活性的合同条款，以适应环境、技术和企业自身业务的变化。
(五)组织实施外包是指企业按照外包管理制度、工作流程及相关要求，在外包过程中严格配置人力、财力、物力资源，与承包商建立合作机制，为下一步外包过程管理做好准备，确保承包商严格履行外包合同。企业在组织业务外包时，应当根据业务外包合同的条款，落实双方应投入的人力资源、资金、硬件和专有资产，明确承包商提供服务或产品的工作流程、模式、职能结构和项目实施计划。该环节的主要风险是外包工作的组织实施不充分或不到位，影响外包过程管理下一环节的有效实施，难以实现外包目标。
主要控制措施:一是根据外包制度、工作流程及相关要求，制定外包实施的控制措施，包括与承包商落实资产管理、信息管理、人力资源管理、安全管理等机制，确保承包商在履行外包合同时有章可循。第二，做好与承包商的对接，通过培训确保承包商充分了解企业的工作流程和质量要求，从价值链的起点控制业务质量。第三，与承包商建立并保持畅通的沟通协调机制，以便及时发现并有效解决外包过程中存在的问题。第四，梳理相关工作流程，明确各环节的岗位职责、运行模式、管理机制、质量水平等要求。
(六)外包过程管理根据外包合同，承包商通过在一定时间向企业交付产品或在一定时间内持续提供服务的方式交付外包成果。
由于承包商交付成果的方式不同，外包流程也不同。前者是指承包商对产品的设计和制造过程，后者是指承包商持续提供服务的全过程。该环节的主要风险是:在合同期内，由于市场变化等原因，承包方无法保持履约能力，继续履行合同约定的义务，导致业务外包失败，企业生产经营活动中断；承包方未能按照外包合同约定的质量要求持续提供合格的产品或服务，致使企业难以发挥外包优势，甚至遭受重大损失；管控不力导致商业秘密泄露。
主要控制措施:一是在提供服务或制造产品过程中，密切关注主要外包承包商的履约能力，采取动态管理方法，对承包商进行日常履约评价和定期考核。二是对承包商的履约能力进行持续评价，包括承包商对项目的投入能否支持其产品或服务的质量达到企业的预期目标，承包商自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足项目的要求。
第三，建立实时监控机制，一旦发现偏离合同目标，应及时要求承包商调整完善。第四，充分预测重大业务外包的各种突发情况，建立相应的应急处理机制，制定临时替代方案，避免因业务外包失败导致生产经营活动中断。五是如有确凿证据证明承包方存在重大违约行为，导致外包合同无法履行的，应及时终止合同，并指定相关部门按照法律程序向承包方索赔。第六，加强对外包过程中形成的业务信息资料的管理。
(七)验收外包合同完成后，企业应当组织相关部门或者人员对完成的外包合同进行验收。该环节的主要风险是:验收方式与外包成果交付方式不匹配，验收标准不明确，验收程序不规范，使得验收工作流于形式，未能及时发现外包质量低劣的情况，可能导致企业遭受损失。
主要控制措施:一是根据承包商外包交付方式的特点，制定不同的验收方式。一般来说，最终的产品或服务可以在整个外包过程中一次性或分阶段接受。其次，根据外包合同的约定，结合日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。第三，组织相关职能部门、会计部门和质量控制部门的相关人员，严格按照验收准则对承包商交付的产品或服务进行评审和全面测试，确保产品或服务符合要求，并签发验收证书。
四是验收过程中如发现异常情况，应立即上报，查明原因，根据问题的严重程度与承建方协商采取相应的补救措施，并依法索赔。第五，根据验收结果，对外包是否达到预期目标做出总体评价，并据此改进和优化外包管理制度和流程。
(八)会计控制会计控制是指企业应当按照国家统一的会计准则体系，加强对外包业务的核算和监督，做好外包费用的结算工作。该环节的主要风险是:缺乏有效的外包会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业外包各环节的资金流和实际物流，可能导致企业资产的损失或贬值；业务外包相关会计处理不当可能导致财务报告信息失真；结算审核不严格、支付方式不当、金额控制不严都可能导致企业资金损失或信用受损。
主要控制措施:一是企业会计部门应根据国家统一的会计准则体系，对外包过程中移交给承包商的资产、涉及资产负债变动的事项以及外包合同诉讼的潜在影响加强核算和监督。二是根据企业会计准则体系的规定，结合外包业务特点和企业管理机制，建立健全外包成本核算方法，进行相关会计处理，并在财务报告中进行必要、充分的披露。第三，在与承包人进行费用结算时，应严格按照合同约定的结算条件、方式和标准，以验收单为依据进行支付。