如何管理公司的文件

公司文件管理系统

1.

为规范公司文件的分类、编号、起草、审批、打印、收发、归档等工作，特制定本制度，适用于于正龙物业有限公司及下属管理中心的文件管理。

2.责任

2.1总经理负责公司所有外来文件的审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业管理部负责管理中心文件的打印和文件编号的管理。

2.3部门长负责部门文件的编制和审核，部门内部文件的审批，并定期将处理后的文件传递给行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文件编号和内容的审核，以及打印和归档的管理。

3.文件类型

3.1以上:请示、汇报、计划、总结；

3.2以下文本:批复、决定、通知、通告、通知、制度、规定；

3.3平行文本:信件、会议纪要。

4.文件格式

4.1使用上述文件类别之一发布了文档。

4.2密级和紧急程度用于确定公文的发送方式和处理速度，统一标注在公文的左上角。

4.3接收单位。指用于处理或答复公文中有关问题和事项的单位。

4.4正文。是文件的主要部分。发文的目的和依据，讲什么，解决什么问题，方法和要求等，都要在正文中说清楚:

4.5标题应为2号或3号粗体，并置于中心位置；

4.6正文统一使用4号或4号宋体，与主送单位一致。每段开头空两个字；合理划分段落，正确使用标点符号，行距为1.5倍，原则是清晰美观；

4.7配件。通常指随正文发送的补充说明材料:文件有附件的，应在正文下方和发文单位左上方两个空白处标注“附件:XXX”字样；附件多的，必须编序号；如果文件没有附件，则不需要注明；

4.8签名。指发证单位的全称或规范化简称。以总经理名义发送的，应署名负责人姓名(职务在前):署名一般放在正文右下角/(或附件标记)，与信中指名的职务有关；如果文字恰好占了整页，签名必须放在另一张空白页上，并在上面加一行文字“(本页无文字)”；题字字体和正文一样。

4.9日期:

4.9.1一般应写过账日期；

4.9.2会议上通过的体系或文件的通过日期应写成文字；

4.9.3写出重要文件的签发日期；

5.文件号

5.1按照文件类别、签发日期、签发单位和签发顺序对文件进行统一编号；具体文件编号编制规则见附件。

5.2公司文件编号由行政人事部管理，管理中心文件编号由物业部管理。

5.3发文部门在发文前应向上述部门登记领取文号。

使用印刷

6.1盖章是签发单位对文件负责的标志，是文件发生法律效力的标志。对外发文或内部重要文件应加盖公章。

6.2文件打印校对后，由管理印章的人员打印登记；

6.3印章应盖在签字日期与年份日期之间，即“乘年遮月”的位置。

7.资料管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖章、分发、归档、整理等一系列工作:

7.2正式文件应尽量打印，并由作者认真校对和审核。

7.3发行。签发人对签发的文件全面负责，应本着负责的精神认真阅读稿件，实事求是地撰写批语。同意发布，注明“同意发布”字样后走正常程序；如果不同意，写出具体意见，退回作者重新撰写；

7.4印刷印章管理人员应按规定打印，并做好登记。对于超过一页的重要文件，还需要加盖骑马订印章。

7.5分配。由发文部门填写《文件分发登记表》，并做好发文签收登记工作。如需回复文件，还应填写文件处理单，放在文件前面，送相关人员或部门处理。

7.6收据。文件管理人员(一般是管理中心行政人事部或物业部的相关人员)会将收到的文件登记在收文登记表上，内容包括:序号、收文日期、发送单位、收文标题、文号、签发日期、份数、办理情况、备注等。

7.7流通。流转工作一般由管理中心行政人事部或物业部负责。阅读后，读者应签上姓名和日期。

7.8保存。文件处理后，由最终处理部门人员保管。

7.9备案。各部门定期将本部门处理过的文件汇至行政人事部，由行政人事部整理归档。

8.相关文件

8.1符号编码规则

8.2《文件编号使用登记表》

8.3国外岗位登记表

8.4《内部岗位登记表》

8.5《收货登记表》

8.6文件处理表

8.7圆形薄板

8.8打印登记表

8.9外部发布的格式

8.10内部过账格式

8.11报表汇总格式

8.12会议纪要格式

8.13会议记录格式

9.修订和实施

9.1本规定由公司各部门实施，行政人事部监督。

9.2公司有权修改这些条款。

9.3本规定自2004年5月1日起实施。