信息孤岛问题

——江苏常波投资有限公司案例研究

公司简介:

常波集团原为江苏省交通厅直属交通企业，国家二级企业。多次获得部委、省、市先进企业荣誉称号。2001整体改制为有限责任公司。2004年5月成立集团公司，控股子公司:江苏济阳轮渡有限公司、江苏张高汽车轮渡有限公司、江苏八圩港投资发展有限公司、江苏常波房地产开发有限公司、江苏常波船舶工程有限公司，并参股江苏金泰钢结构有限公司、交通银行等公司。

项目背景:

江苏常波集团内部局域网已形成一定规模，但仅限于简单的数据传输和文件共享。公司信息化程度还不高，工作人员主要通过互相传纸或者通过局域网共享来实现信息传递过程。这样既无法保证安全性和可靠性，同时也降低了工作效率，增加了公司的运营成本。需要一种新的系统来实现安全快速的信息传输。

数据分散在各个分支机构，汇总决策慢，缺乏实时管理；数据分散，缺乏标准化，形成信息孤岛；公司之间、部门与部门之间，数据缺乏标准化，有价值的信息不能充分利用，信息系统不具备数据集成功能，决策支持能力不强。

客户要求:

常波公司的各级领导都面临着被动管理的现象，他们并不完全掌握其管辖范围内事件的运行过程。大多数情况下，领导只知道结果，不了解过程。需要建立的是一个灵活、安全、随时跟踪文件、监控和处理的流程，并能实现可视化的实时协作，从而充分发挥数字化办公的特点，解决部门之间的协作问题，有效提高工作效率。

随着信息化的深入，集团总部和分支机构从外部门户、人力资源、企业通信等都有很多独立的系统。，造成信息孤岛。

因此，需要整合所有系统，统一所有分支机构和办公室。随着常波集团的不断发展，原有的手工管理模式已经不能满足现代化管理的需要。迫切需要建立一个具有自身特色的通用办公平台和专业应用系统，为领导和工作人员提供办公决策和各种信息服务。提高企业员工的工作效率，改善传统的管理模式，通过该平台连接现有的办公工具，满足江苏常波集团公司目前和未来不断扩大的应用需求，适应现代企业管理的要求，为江苏常波集团公司带来实实在在的经济效益，提高社会影响力，树立新的企业形象。

1.通过协同办公系统连接总部和分公司的所有员工，提供统一的交流和享受平台，加强上下级、部门和员工之间的合作，提高公司的整体效率。

2.通过协同办公系统规范各项管理流程，明确分工，为各级有效控制提供依据，从而达到提高管理水平的目的。

3.通过协同办公系统提高管理信息的真实性、准确性、完整性和及时性，满足企业内部管理和对外信息披露的要求，积累企业日常经营产生的各类数据，逐步深化知识管理和知识利用，为企业无形资产创造有形价值。

4.通过协同办公系统整合各类信息孤岛，实现全面的数据共享，提高数据利用率。

5.通过协同办公系统向各部门和管理层提供* * *愉快、准确、及时的信息，为公司各种资源的统一规划、合理调度和综合利用提供依据和保障。

解决方案是:

建立集团和网络管理模式。在系统建设过程中，要注重集团化和网络化。通过先进的浏览器技术，具备数据整合能力和决策能力。实现信息集中、管理集中的集团管理模式，提高集团公司的控制力和质量。同时，在集团化和网络化建设过程中，应强调管理信息的真实性、准确性、完整性和及时性，以满足内部管理和外部信息披露的要求。

建立统一的办公平台，统一的登录界面，树立新的企业形象，将Word、Excel等常用办公软件植入办公系统，在不影响办公习惯的前提下，为用户提供统一的桌面办公环境，并使原始文档、档案保留原有格式，进入系统进行流转和处理。

建立有效的沟通平台，让各分公司或下属部门的工作人员实时保持联系，及时沟通，提高工作效率。

建立弹性工作流转制度，为业务流转提供更完善的监督和控制功能。在文件流转过程中，管理者可以随时了解文件的当前状态，并及时反馈给当前处理者，甚至可以改变各种异常状态，使各部门、各人员真正达到协同办公、控制和监督流程的目的；实时功能为用户提供授予和收回权限的功能。用户在无法参与办公的情况下，可以将权限授予他人临时执行，并可以随时撤回权限，最大限度减少各种人为隐患。

建立任务布置和执行系统，通过该系统，领导可以随时布置任务并检查任务的执行情况，任务执行者可以通过该平台执行任务并填写任务完成情况。

系统介绍:

从应用角度来看，金与IOA网络协同办公管理系统从根本上提高了公司总部的管理水平，可以随时了解和监控下属子公司或关联企业的运行情况，可以实时采集下属公司的各方面数据。同时创建了一个协同、集成的办公环境，通过与企业信息门户的结合，为员工、经销商、供应商、企业管理者提供了一个协同工作的平台，可以将各种业务数据集成到这个平台上。由于各个模块的强相关性，系统中的所有信息，包括事件、流程、文档、人员等。，可以关联，解决了信息海洋和信息孤岛给企业管理带来的问题。