董事会秘书在公司是如何发挥作用的？
秘书长在公司中的角色定位
公司的董秘是公司里不可或缺的重要角色，代表着公司的内在素质和外在形象。综上所述，他们在公司治理结构中的重要作用主要体现在以下四个方面:
首先是规范操作。在公司治理机构中，秘书长负责规范公司的运作。公司经营的各个环节都有相应的法律规定，主要体现在公司内部管理的各个操作流程中。比如依法负责董事会、股东大会召集的会议工作和具体召集工作；负责董事会和股东大会依法表决并通过法定程序开展工作；负责股东会和董事会的记录并依法作出决议；负责保存文件和记录，确保所有文件合法、有效、相互联系、完整和统一；负责组织相关机构所需报告和文件的制作和提交；依法负责公司信息披露，保证信息披露的及时性、合法性、真实性和完整性；妥善保管股东名册，如实记录相关内容；确保相关人员能够及时查阅公司相关记录和文件，如公司章程、年报、财务报告等。，都具有明显的法律属性。未依法召开会议并依法记录的，通过的决议无效。公司的文件必须符合法律，秘书长应该努力使其不仅在形式上合法，而且在内容上合法。因此，高素质、高水平的董事会秘书是公司高效、规范运作的基本保证。
二是提示和警示的作用。在公司的公司治理结构中，董秘有责任对公司是否合法经营给予提示或警示意见，这是由董秘必须对董事会和全体股东负责的责任所决定的。秘书长应当协助董事会依法行使职权，并关注股东行使的权力是否正确；少数股东的利益是否被剥夺；董事是否也是股东，权力的行使是否符合其当时的身份；对关联交易进行表决时，应提醒关联交易各方相互回避；公司决定重大事项时，应当提醒董事依法行事，必要时向中国证监会和证券交易所报告。秘书长的这一职责起到了防止公司违反规章制度的“防火墙”作用。
三是协调和督促的作用。作为董事会秘书。其职责是向董事会提供建议。秘书长是各种矛盾的缓冲中心。当董事与总经理、董事长与总经理意见不一致，或股东与董事会有任何矛盾时，应主动参与协调工作，解决矛盾。同时，为保证公司的正常运作，董秘有责任将董事会和股东大会作出的决议如实传达至公司相关层面，及时反映意见，做好督促工作。认真负责地执行董事会和股东大会的决定。这种协调和督促工作也是维护公司股东、董事会和经理层关系的重要工作。
第四是监督和沟通。根据相关规章制度，公司董秘有责任向董事会、监事会成员介绍公司经营中的相关法律、法规、规章，提供相关法律依据，沟通决策层与执行层对法律的理解，严格规范毛巾在公司的个人行为和决策执行行为。同时作为公司董秘，也有责任监督公司决策层和执行层在公司运营中的个人行为、决策和执行行为。比如，董秘有责任让公司的决策层和执行层人员明确自己的职责和责任，督促他们在公司运作中遵守国家法律、法规和规章的规定，要求他们的言行符合公司的整体利益。公司秘书长的这一职能在英国被称为“公司的良心”。
总之，公司董秘机构的设立不是可有可无的，而是公司决策和执行人员不可替代的。就其监督职能而言，是执行人员不可替代的，是公司运营中必须设置的机构(笔者将该职位视为机构，而不仅仅是自然人的职位)，这是设置董秘的必要性；公司董秘的工作内容多，责任重，维护着公司运作程序的合法性、公正性和完整性。这是秘书长工作的重要性。这种必要性和重要性完全是由现代企业运作中规范运作的特殊要求所决定的，也充分体现了秘书长在公司运作中的重要作用。
当前公司设置董秘角色存在的问题
现代企业制度是社会化大生产和市场经济发展的产物。由于我国企业刚刚从计划经济体制中走出来，由于体制、观念、政治制度改革相对滞后，现代公司在运营初期还存在很多问题。公司董秘的设立也不例外，可以概括为:
首先是错位替代。主要表现在:在一些公司，秘书长由经理兼任。虽然相关法律法规和规章没有明确规定经理是否可以兼任公司董秘，但可以想象，如果公司经理兼任董秘，董秘的监督作用将会丧失，董秘能否公正、完整、真实、客观地披露信息是个问题。为了从法律和制度设置上保证这项工作的真实性和合法性，必须使秘书长的设置不被取代，否则可能形同虚设。
二是设定降级。主要表现为，董秘设在公司的执行职能部门，董秘的工作由管理者领导。这种设定不能说是从法律法规规章上对决策层和执行层人员的提示或警示。只有当秘书长与董事、经理处于同一工作层次时，他才能对董事、经理和股东进行监督和激励。这样的秘书很难有效履行职责，更谈不上相互制衡。
第三，权限不清。主要表现为:秘书长虽已设立，但由于没有落实职级安排、工资待遇、职称等，难以履行职责。因为这个责任不到位，秘书长依法建议和提示没有效果，决策层和执行层依然我行我素。对外，形式已定，可以解释为过得去；从内部来说，过年不过年无所谓。同时，由于权责不相称，秘书长难以承担相应的责任，势必影响公司的规范运作。这种情况虽然少见，但影响不可小觑。
董秘设置上的误区是完善公司治理结构的障碍，必须随着完善公司治理结构的深入而得到有效解决。
如何规范秘书长的角色
为了更好地规范公司运作，完善公司治理结构，笔者就设立秘书长提出几点建议:
一是进一步完善相关法律法规，从法律上明确秘书长的设置和职能。目前政府出台的法律都没有提到董秘的问题，证券法也没有提到董秘的问题。《上市规则》、《上市公司章程指引》、《上海证券交易所董事会秘书管理实施办法》虽然提出了董事会秘书的设置和职责，但不具有法律效力，应引起相关部门和机构的高度重视。
第二，规范设置，不要继续沿用计划经济体制下党委、部门定职级的做法。在现在的企业中，企业管理者大多属于党委管理，董事长和经理大多由党委任命。他们对党委负责，很难谈依法对股东和董事会负责。没有董事长和经理的关系，在这种干部运作模式下，董秘的问题更难解决。秘书长的法定程序是由董事长提名，董事会任命。没有党委会讨论，没有文件党委会是达不到公司副总裁级别的。笔者认为，解决公司中高中级管理人员的职级问题，应该认定为人大选举。任职期间享受高级管理人员待遇是有利的。考试巩固
第三，加强自身建设，建立秘书人才市场。根据相关规定，董事会秘书长必须具备良好的品行，具备法律、财政、金融、税务、企业管理等方面的专业知识，以及良好的沟通能力和灵活的处理能力。近年来，上交所对在沪上市公司的秘书进行了专业培训，并颁发了资格证书。上海证监局建立例会制度，召开例会，进行在职培训，都是规范秘书工作的有效尝试。对于秘书长来说，更应该注重自身形象的设计。充分发挥其在公司运营中的特殊作用。为了进一步规范秘书长的行为，笔者建议，秘书长职业资格应像其他专业技术资格一样进行评审，先进行全国统考。资格确定了，才能建立秘书长人才市场，才能把秘书长这一特殊人才推向市场经济的舞台。随着公司治理结构的不断完善和人才的逐步市场化，董秘工作将更加规范，充满活力。