求建筑公司的合同管理系统
1.
为规范公司合同管理，防控合同风险，确保管理有章可循，合同有约束，履约有检查，维护公司合法权益，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司签订和履行的所有施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、内部施工合同、材料设备销售合同。
3.责任
3.1公司总经理负责施工合同、内部施工合同、重大专业分包合同、劳务分包合同、销售合同的审批和签订。
3.2公司办公室(业务部)负责公司各类合同的管理，其具体职责是:
3.2.1负责合同专用章、合同示范文本、法人授权委托书的发放和管理；
3.2.2负责施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、内部施工合同和销售合同的档案管理；
3.2.4负责本制度的监督和实施。
3.3合同管理部(合同管理员)负责各类合同的评审，其具体职责是:
3.3.1负责国家、省、市相关合同示范文本的推广和使用，负责相关公司示范文本的编写和推广使用；
3.3.2负责对各部门提交的各类合同的合法性、可行性和优势进行审查，并出具审查意见；
3.3.3负责内部合同的谈判；
3.3.4负责监督检查各分公司施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、材料设备销售合同的履行情况；
3.3.5负责公司各类合同的归档；
3.3.6参与公司各类合同纠纷的调查。
3.4公司业务部负责施工项目的施工合同谈判。
3.5公司采购部负责材料设备采购和设备租赁合同的谈判。
3.6项目经理部负责专业分包和劳务分包的谈判和签订，但公司相关部门应参与。
3.7项目经理部经理(或主管副经理)负责施工项目合同和材料设备购销合同的具体履行。其主要职责是:
3.7.1负责宣传贯彻有关法律、法规、规章，组织学习项目各类合同并熟悉内容，做好合同交底工作；
3.7.2履行建设工程合同规定的职责，监督分包工程的进度和质量；
3.7.3监督材料和设备的验收；
3.7.4负责项目中所有合同的日常管理，收集、记录、整理、保存与合同有关的协议和函件，办理工程变更和签证，并及时提交公司办公室；
3.7.5收集整理索赔资料，提供索赔依据，撰写索赔报告；
3.7.6监督项目各类合同的履行，发现问题及时向公司汇报。
4.合同的签署
4.1合同标的审查
订立合同前，应当考察对方当事人的主体资格、资信能力和履约能力，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不符的经济合同。
签订施工合同时，要重点审查业主的项目批准文件和招标文件，以确定业主的主体资格；审查项目资金的落实程度和业主以往的合同履约情况，以确定业主的履约能力。
签订分包合同应重点审查承包商营业执照中规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩。
一般来说，公司不与自然人签订经济合同。确需签订经济合同的，应当征得同意。
4.2合同形式
订立合同应当采用书面形式，但需要立即交付(交付货物)的简单小额经济事务除外。
“书面形式”是指合同、补充协议、公文、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)。).除非有紧急情况或限定条件，公司一般要求采用正式合同格式，应使用示范文本(包括公司制定的示范文本)。
4.3合同内容
4.3.1工程建设的施工合同、各类分包合同和内部合同，应按国家或公司制定的示范文本和公司编制的作业指导书填写。
4.3.2其他合同(主要是销售合同)的内容
4.3.2.1当事人名称及住所:合同标题、签名、公章中载明的当事人名称及住所与对方提供的信用信息应当一致。
合同标的物4.3.2.2:合同标的物应当唯一、准确，并在销售合同中载明规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应规定详细的服务内容和要求；如果合同的主题不能用文字描述，图纸应作为合同的附件。
4.3.2.3数量:合同应采用国家标准计量单位，一般应约定标的物的数量。如果在常年经销合同中不能约定确切数量，确定约定数量的方法(如电报、传真、送货单、发票等。)予以采纳。
4.3.2.4质量:有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；农副产品、化工产品及其他能用指标描述的产品，应约定主要指标(标准涵盖的除外)；样品付款应规定样品生产方式和样品存放地点。
4.3.2.5价格或报酬:价格或报酬应在合同中明确，合同的实际价格应以折扣形式约定；应说明价款的支付方式，如转账支票、汇票(电汇、汇票和汇款)、托收、信用证和现金；支付价款或者报酬的期限为确切日期或者某一日期后的天数。
4.3.2.6履行的期限、地点和方式
表演的时间限制应该是确定的。合同中难以确定具体期限的，应当约定确定期限的方法。
合同的履行地应努力对我们有利。比如，买卖合同一般约定交货地点是我们的仓库或者我们的住所；约定具体地名的，应当明确到市辖区或者县级；
买卖合同一般应在合同中约定交货程序，即合同履行的标志，如运单、库管员签字等。
4.3.2.7合同担保
合同中对方当事人要求担保或我方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况，按照《担保法》的要求办理相关手续。
合同的解释。
合同文本中的所有词语应作排他性解释，可能引起歧义的词语和一些非法定的特殊词语应在合同中作出解释。
4.3.2.9保密条款
对于技术合同和其他涉及业务信息、技术信息的合同，应当约定保密承诺和违反保密承诺的责任。
4.3.2.10合同联系系统
落地期较长的重大经济合同，应规定合同当事人之间的联系制度。
4.3.2.11违约责任
根据合同法做出适当的约定，注意合同的公平性。
解决争议的方式
争议可以通过仲裁或起诉来解决。选择仲裁的，应当明确约定仲裁机构的名称。双方不能就仲裁机构达成一致的，可以选择第三地的仲裁机构。
4.4签订合同的工作程序
4.4.1建设工程施工合同签订
4.4.1.1合同谈判前，公司业务部门必须按照本制度第4.1条的规定，对用人单位的综合情况进行考察。在建筑工程施工合同中，对业主招标文件、我方标书、中标通知书、纪要、函件等文件进行审查，召集有关部门认真组织合同谈判预备会议，制定谈判原则和方案。
4.4.1.2在合同谈判过程中，涉及保函、预付款、各种保证金等大额费用的项目应重新评估。合同谈判人员负责向合同执行单位进行书面交底。
4.4.1.3合同主要条款商定后，由业务部门负责起草文本，并提交给相关部门(项目部、合同管理部、财务部等。)进行联合审查。分管公司的副总经理(或总经济师、合同主审官)认为基本无异议的，提出审查意见，提交公司法定代表人或委托代理人审批签字。
项目经理和营销项目经理必须参与合同签订活动的全过程。
4.4.1.4合同双方签字盖章后，业务部门负责根据法律法规的规定或合同的约定办理验证、公证手续。
按照规定，只有上级部门批准才能签订的合同，必须经过批准才能签订。
4.4.2劳务(专业)分包合同签订
4.4.2.1合同谈判前，公司业务部门必须按照本制度第4.1条的规定，对分包商的综合情况进行检查，并要求分包商提供以下原始凭证:有效的企业法人营业执照、施工企业资质证书、施工许可证、工程费标准证、安全资格证、劳动力资格证、法定代表人身份证明或法人关于签订合同的授权委托书。
4.4.2.2项目经理部在符合分包商要求的企业中招标(议)。合同管理部审查招标文件、评标办法和合同条件，监督招标工作。
4.4.2.3劳务(专业)分包队伍中标后，经业主同意(如施工合同中有此约定)，项目经理部(重大分包合同需报公司总经理审批)与分包商签订分包施工合同。项目所在地主管部门有分包合同示范文本的，应当采用示范文本；当地主管部门没有示范文本的，采用公司制定的示范文本。
4.4.2.4合同签订后，项目部应将合同文件报公司合同管理部备案。
4.4.3材料设备采购合同的签订
采购部门根据建设项目合同的要求，与供应商进行谈判，拟定合同条款，提交项目管理部和合同管理部共同审查后，由采购部门签字，合同管理部加盖合同专用章。重大销售合同经共同审查后，由总经理批准签署。
4.4.4其他经济合同的签订
其他经济合同由主办单位与对方协商后起草，报部门(项目)经理审批或预审。部门(项目)经理权限内的合同，由部门(项目)经理批准，部门(项目管理部)合同经理加盖合同专用章；内部合同和其他重大经济合同由部门(项目)经理签署，经合同管理部审核后，报总经理批准签署。
4.4.5合同正式签订后，合同文本由相关部门保存，并与《合同评审表》一起存放在公司合同管理部备案。
5.合同的变更和解除
5.1合同履行过程中，因客观原因需要变更或解除合同的，双方应协商达成新的书面协议。在新协议达成之前，原合同仍然有效。在接到对方要求解散或变更的通知后，我们应在规定的期限内给予书面答复。经济变更或解散，应以书面形式(包括书信、电报)为之。法律、行政法规规定合同变更应当办理审批、登记手续的，应当依法及时办理；
5.2有下列情形之一的，我们可以单方解除合同。
5.2.1因不可抗力导致合同目的无法实现；
5.2.2履行期届满前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主债务；
5.2.3对方迟延履行主债务，经催告后在合理期限内不履行；
5.2.4对方迟延履行债务或有其他违约行为，致使合同目的无法实现；
5.2.5法律规定的其他情形。
5.3公司任何人员不得擅自以公司名义变更或解除合同。确需变更或解除合同的，合同管理员应查明原因，提出意见。批准签约的部门或领导认为出现本制度第5.2条规定情形的，应提交公司法律顾问审核并出具解除合同函；对方没有违约的，应当与对方协商达成协议，并依法签订变更或者解除合同的书面协议。
合同变更必须由原合同起草部门负责，按合同评审程序进行合同变更评审，并办理书面合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同分配范围与原合同相同。
5.4如果对方提出变更合同，变更程序也应按5.3规定的程序执行。因合同变更引起索赔的，合同变更必须与索赔同时进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更合同的组成部分。
5.5对于特殊情况下合同履行过程中的中止(包括中止和延期)，要及时办理中止手续，收集中止合同给公司带来经济损失的证据和资料，及时追究对方责任。中止的合同恢复时，应按同样程序办理恢复手续。合同的恢复和终止必须通知合同审批部门或领导。
5.6合同尚未履行，但确定不再继续履行时，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中与合同有关的所有文件，做好经济往来和工程结算，办理合同解除手续。这些资料应移交给公司档案室保存。
6.合同的履行
6.1公司及其关联公司应全面履行合同约定的义务，并随时督促对方及时履行义务。
合同履行过程中发生的情况应建立合同履行台帐。
6.2书面签证、信函、文件、电报等。与履行合同有关的一切都是合同的组成部分，合同经办人员应及时整理并妥善保管。合同履行期间，公司的履约情况应及时记录，并经对方确认。向对方交付重要材料和发票时，对方应出具收据，履行合同付款时，对方应出具收据。公司原则上只开具限额应付的转账支票，不允许现金支付。
6.3合同履行过程中发生违约或干扰事件时，合同履行单位和项目经理部应及时查明原因，通过取证，根据合同及时、合理、准确地向对方提出索赔(包括违约)报告。
公司收到对方索赔(包括违约)报告时，应认真研究，及时处理，说明原因或提出反诉。公司员工不得擅自在对方出具的索赔报告、对账单等确认文件上签字盖章。确需确认的，应根据具体内容经公司领导或部门(项目管理部)负责人批准。
6.4在合同履行过程中，经办人员如发现并有确切证据证明对方有下列情形之一，应立即停止履行，并及时书面报告公司办公室进行处理。公司办公室应立即咨询公司法律顾问，并将基本情况和法律顾问的处理意见报告公司领导；
6.4.1的经营状况严重恶化；
6.4.2转移财产，提取资金，逃避债务；
6.4.3商业信誉的损失；
6.4.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
6.5债权债务的定期确认及重大变化时的确认:
6.5.1重大复杂合同履行期间，经办人员应定期与对方对账，确认双方的债权债务；
6.5.2对方发生合并、分立、重组等重大事件，公司或对方合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认合同的效力和双方的债权债务。
7.经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
7.1合同履行过程中发生争议时，双方应本着实事求是的原则，首先通过平等协商解决；
7.2如合同双方在一定期限内(通常为一个月)未能就争议的解决达成一致或另一方无意协商解决，经办人员应及时书面报告部门经理和公司办公室，由部门经理和办公室负责人拟定解决意向，报总经理或副总经理决定。
如果对方涉嫌合同欺诈，应立即向公司办公室报告。
7.3如果公司决定采用诉讼或仲裁的方式处理合同纠纷，在得知对方正在准备或已经申请仲裁或诉讼的情况下，相关部门应及时将合同签订、履行、纠纷、谈判等情况整理成书面材料，连同相关证据一并提交公司办公室，公司办公室将委托律师或其他专业人士进行处理。
8.合同的日常管理
8.1公司实行二级合同管理，合同管理部全面负责公司的合同管理；业务部、采购部、项目管理部设置的合同管理员负责各自部门的合同管理，其他部门不设合同管理员。
8.2公司合同专用章由专人管理，合同管理部、业务部、项目管理部各一枚，并分别编号。合同专用章印模应送登记注册的工商行政管理部门备案。
签订合同时，合同各方应在同一时间、同一地点签字盖章，合同页与页之间应加盖公司骑缝章。
公司的空白合同和授权委托书也有专人管理，业务人员不得带着合同专用章或盖章的空白授权委托书和空白合同出差。合同专用章、已盖章的空白合同、授权委托书、已签合同如有遗失，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
8.3签订的合同应根据需要确定正本和副本的数量，并明确区分正本和副本。合同签订后，交公司办公室留存，公司办公室负责其他职能部门或合同履行部门的编号控制发放。除公司办公室外，其他部门复印合同必须事先征得公司办公室同意，由公司办公室统一编号并加盖专用章。应记录所有的合同发布。
8.4已签署的合同及与合同有关的补充协议、会议纪要、业务传真、信函、索赔报告、对账单、合同账目等资料由合同管理员保管。合同管理员应对上述资料进行分类登记，业务人员在与对方结算时，可从合同管理员处签收相关资料。
8.5对于已完成合同履约和竣工结算的项目，合同执行部应向合同管理部提交合同履约工作报告。经合同管理部审核后，与合同、结算书、所有往来文件、经济签证、变更记录、竣工验收证明等资料一起装订成册，送公司档案室归档。
8.6与公司解除劳动关系前，合同经办人员应移交相关资料、空白合同、名片、委托书，经公司办公室及相关部门确认后，方可办理相关手续。
合同经办人与公司解除劳动关系或因其他原因发生变动的，公司办公室应在情况发生后一周内书面通知各相关单位。
9.考核与奖惩
9.1公司及所属分公司全体员工应严格遵守本制度，有效订立和履行合同，切实维护公司整体利益。公司办公室负责对本制度的执行情况进行监督和考核。
9.2对在签订和履行合同过程中发现重大问题，并在处理经济纠纷过程中积极采取补救措施，避免或挽回重大经济损失的，给予奖励。
9.3合同经办人员有下列情形之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿:
9.3.1擅自或超越权限签订合同；
9.3.2向他人提供加盖专用印章或公章的空白合同、授权委托书；
9.3.3应签订书面合同，而不是书面合同。
9.4合同经办人员发生下列情况之一，给公司造成损失的，公司应酌情向相关人员追偿:
9.4.1公司因工作疏忽被诈骗；
9.4.2公司履行合同未得到对方确认；
9.4.3重要证据的丢失；
9.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私下解决，或逃避报告，贻误时机；
9.4.5合同专用章、加盖印章的空白合同、授权委托书丢失未及时挂失的；
9.4.6未履行规定程序，签署对方出具的确认函和索赔报告，给公司造成损失；
9.4.7其他违反公司相关制度的行为。
9.5公司员工在合同签订和履行过程中触犯刑律，构成犯罪的，将移交司法机关依法处理。