如何制定物业企业的财务管理流程并使之

(附财务内控制度、合同管理办法、加班管理制度)

财务系统的设置根据XX项目的具体情况分为核算单元，每个核算单元为一个成本中心，由每个成本中心、每个成本中心和* * *同一个成本中心组成物业管理核算体系。

一.管理计划

财务系统的设置根据XX项目的具体情况分为核算单元，每个核算单元为一个成本中心，由每个成本中心、每个成本中心和* * *同一个成本中心组成物业管理核算体系。

二、管理原则

严格监督各管理单位，主要是现金收支的监督、费用的控制、外包合同和物资采购的监督和控制，确保各项费用能控制在预算之内。

第三，财务会计制度

一般遵循《中华人民共和国会计法》、国家相关税收法规、物业管理相关规定、《房地产开发企业会计制度》和《物业管理企业会计核算补充规定》等法律或法规。

第四，物业管理制度

(1)物业管理包括物业的保管、维护、使用和维修，以及各种维护和维修费用。

(2)财产实行分级管理。所有财产由财务部记录，其中工程、机电、设备材料由工程部管理，由各使用部门保管。其他资料由办公室管理，由各使用部门保管。

(3)财产物资分为固定资产、低值易耗品、办公消耗品和其他消耗品。

(4)所有固定资产和非消耗性物品应按使用部门进行登记；个人使用和储存的非消耗性物品根据用户卡进行登记。

(5)各种物资应在仓库保管，各仓库应按品种、规格、型号设帐，记录各种物品的收、发、存情况，并按月向管理处主任、主管部门和财务部提交月报。

(6)各种物品必须按规定定期检修。维修计划由使用部门提出，经批准后，对口部门安排维修。

(7)固定资产损坏时，使用部门应立即向管理部门报告。当损坏严重时，必须向管理处主任报告。如果是责任事故，要严肃处理有关当事人。

(8)低值易耗品和非消耗性材料损坏时，使用部门或用户应向相关管理部门办理更换。属于人为损坏(包括维修)。应由责任人赔偿。

(9)固定资产或低值易耗品报废时，由使用部门填写报废单，经仓库管理部门鉴定，总财产经理批准后报废。由归口主管部门办理。所有物品在大修或报废时必须报财务部备案。

(10)固定资产折旧年限按国家规定的各项固定资产预计残值率为10%。确定其残值后，采用直线法计提折旧，从投入使用当月的第二个月开始按月计提；停止使用的，从停止使用的次月起停止计算折旧。固定资产提足折旧后仍可使用的，不计提折旧；提前报废的，不折旧。

(11)各种低值易耗品原则上一次摊销。但如果金额较大，则按照使用时间进行摊销。

(12)购买各类物品必须办理入库验收手续；领取各种物品，必须填写领料单，经部门负责人签字批准后办理领取。库存物品应至少每月清点一次。当发生盘盈、盘亏或变质时，应立即查明原因，并向主管领导报告。如果情况严重，应该向物业总经理汇报。

(13)各部门的所有收支结算由财务部负责。

(14)库存现金必须严格执行国家有关现金管理的规定。当天发生的收入要送到银行，一般不允许坐支。每日平衡，每周填写现金收支报表，做到账实相符。如发现现金短缺或盈余，应立即向财务经理报告，并查明原因。重大事故应立即报告给首席物业经理。

(15)银行存款收支平衡表应每天编制，银行存款对账单应每周填写。月末应取得银行对账单，并填写银行存款对账表。

(16)所有对外签订的合同都要送到财务部，财务部监督并配合合同的执行。

(17)银行的结算凭证、发票、有价证券由财务部管理。

动词 （verb的缩写）材料管理系统

(1)材料分类:

一)固定资产:单位价值在1万元以上(含1万元)，使用年限在1年以上(含1年)。

二)低值易耗品:单位价值在100元以上-1000元以下，使用年限在1年以上的物品。

三)办公用品:办公耗材。

Iv)材料和用品:管理所需的消耗品。

(2)材料采购(工程)申请审批程序

a .所有采购必须由物业管理处填写，经物业管理处主任签字后报物业管理公司审批:

a)总金额在500元以上1，000元以下的，由采购部提供1-2报价，经物业管理办公室主任审批后，报物业管理公司审批；

b)如果总金额在65，438+0，000元到65，438+0，000元之间，采购部应至少提供两次报价；经物业管理办公室主任同意后，报物业管理公司批准；

c)总金额在654.38元+0，000元至20，000元之间的，由采购部提供三份报价，经物业管理办公室主任审批后，报物业管理公司审批；

d)总金额在20000元至50000元以下的，由采购部提供4份以上报价，经物业管理办公室主任审核，报物业管理公司审批；

e)总金额在5万元至654.38+万元及以上的，由采购部提供5份以上报价，经物业管理办公室主任审核，报物业公司批准。

“采购订单/项目合同确认表”一式五份，即

第一份副本(白色)-由承包商/供应商保留

第二联(红色)——物业管理处经理留存。

第三联(绿色)-由物业管理部会计部门留存。

第四联(黄色)-采购员在申请付款时向会计部门提交一份附件。

第五联(蓝色)-存档于物业管理公司。

C.所有采购和工程项目必须签订正式合同，并准备合同原件或复印件供会计存档；

D.所有采购和工程项目完成并通过相关部门验收后，会计部方可付款。

E.各物业管理处应指定专人负责办公用品等低值易耗品和维修材料的收发登记。

(3)材料的接收、使用和保管制度

a)专人使用的固定资产和低值易耗品由使用人登记，并由使用人负责保管；公司和部门使用的物品必须指定专人保管，保管人履行领用手续并负责保管。员工离职或调动时，必须办理物品交接手续。

b)日常物品进出仓库必须填写。仓库管理人员领取货物时，必须凭有关人员签字的领料单办理出库手续。

c)各部门领取物品时必须填写领料单，经部门负责人及相关部门人员签字后在仓库办理领取手续。

d)各部门收集的物品，应建立《各部门收集物品使用登记簿》,包括收集时间、接收者、数量和用途。

e)库管员及时将收货单和发货单送交财务部进行录入。财务部应定期与仓库保管员沟通，对库存物资进行盘点。并对材料的采购、消耗和使用情况进行汇总分析，形成分析报告。

不及物动词成本控制

(1)严格按照预算控制各单位；

(2)严格按照规定审核各类财产物资的采购程序和合同报价；

(3)员工贷款必须严格执行审批制度。借款人先填写借款申请表，经部门负责人、财务总监、管理处主任审批后，由财务部办理贷款。除了零星购买用现金外，所有贷款都用支票或汇票结算。现金贷款不超过1000元，申请人必须还清旧款后才能申请新的贷款。

(4)有关部门费用报销的规定

a)管理处必须严格遵守相关审批程序。凡需采购的物品，必须先填写“采购/工程合同确认单”，由管理处主任签字，报物业管理公司审批后，方可进行采购。所有“采购/工程承包确认单”由各部门填写，交管理处出纳统一填写并编号。所需内容和数量必须完整。

b)所有报销必须取得正式发票和单据，必须取得经办人签名(全名)；

-市内交通费用:除非出差，不允许打车，特殊情况除外，但必须事先征得管理处主任同意。报销时，报销人必须在出租车车票背面注明XX、XX、XX，从XX到XX办理XX事务，并签名(全名)。

-办公用品:各部门如需购买办公用品，须在每月初填写《办公用品申请表》交行政文员统一申请，并按规定程序填写《采购/工程承包确认单》，经管理处主任签字并提交物业管理公司审批后方可进行购买。临时急需的零星办公用品必须填写《零星物品购买单》(附后)向管理处主任提出申请，行政文员审批后临时购买。其他人员不得随意购买办公用品，否则不予报销。未经授权，任何人不得购买任何收据。如果有必要，他们应该去物业管理部门的财务室领取。

-工程部使用的工具、器具和维修用品必须按月编制预算，统一使用，并按本规定第1项的要求操作。临时和紧急维修用品必须填写“零星物品申请表”，向物业管理公司申请。审批后才能购买，报销单据要及时传真给物业管理公司，按规定程序审批。

-通信费用:

①管理处主任手机费用按500元/月标准报销，超出部分自理。实际费用不足的，按实际数据报销。但是，呼叫机费用将不再报销。

(2)管理主管及以上员工按规定每月凭据报销呼叫机费用(数字机)。

(3)所有其他员工不得报销呼叫机费用。特殊情况需要报销叫号机费用的，必须由管理处主任另行书面申请，并必须向已申请报销的员工详细说明报销的必要性。经物业管理公司批准后，自批准之月起按批准标准执行。

(4)报销人取得通讯费用报销单据后，应按月及时报销，下列情况不予报销:

●如果获得的原始凭证的客户名称与报销人不符，则不予报销；

●使用其他月份原始凭证代替当月凭证报销，或擅自修改原始凭证的，不予报销；

⑤所有购买的办公用品和维修用品必须凭发票附清单报销，否则不予报销。

(5)报销程序:

●经办人员在报销单据后面签字后，填写"费用报销单"并在"报销人"处签字，并将发票单据整齐粘贴在"费用报销单"后；出纳审核“费用报销单”中填写的数据与其所附发票单据中的数据是否一致；填写的文件内容是否符合有关财务规定；

●管理处主任签字。

●收银员在支付现金前将“费用报销单”及相关附件传真给物业管理公司审批；

●出纳在取得已按规定审批程序审批通过的“费用报销单”后，履行付款手续，收款人签字。

盖章“现金支付”或“银行支付”；

七、会计报表的规定

(1)月度财务报告应采用统一格式提交，具体报告如下:

a)资产负债表；

b)收入和支出报表；

c)固定资产清单；

d)各科目余额表(往来账户明细必须单独列表反映)；

e)应收、已收、已付管理费清单。

f)现金盘点表；

g)银行余额调节表；

h)银行余额调节表；

一)财务报表

(2)每月5日为报告日(节假日顺延)。为保证报表的及时上报，各管理处的月结日统一为当月的最后一天。

(3)所有报表先交物业管理公司，经审计的财务报表交相关部门人员。

附件一:大型物业公司财务内控制度

公司各部门签订的合同必须报行政部和财务部备案，财务部根据合同条款和相关票据进行付款准备。如果合同中途有变动，应提前通知财务部。

一、财务支出管理

(1)费用索赔

1.现金领取:现金借款人需填写借款单、付款申请表或业务招待申请表，由部门负责人签字，财务部负责人、执行总经理审核签字后，到出纳处领取。现金借款人在借款前必须结清之前的借款，否则不允许续贷。

2.领取支票:领取支票时，需要填写借款单或付款申请单，由部门负责人签字，经财务部负责人和执行总经理审核签字后，到出纳室登记领取支票，手续齐全后才能签发支票。

收到支票后应及时凭有效单据报销，每月二十日前收到的支票必须在月底前报销；每月20日之后收到的支票必须在下个月10日之前报销。

(2)费用报销

1.公司的所有费用必须事先得到执行总经理的批准，并严格按照规定的标准支出。

2.报销流程:填写费用报销单-部门经理审批-财务经理审批-总经理审批-总经理审批-退回财务部-结账。

3、未经批准的开支和超出领导指示限额的开支不予报销。

4.支出后，双方必须在账单上注明支出的细节或原因。

5.每周二、三、四为日常费用报销日，财务部会在周二前做好现金准备。

6.领导审批报销的时间是每周四、周五下午工作时间的最后一个小时。

(3)相关费用说明

1，费用超过1000元的，原则上用支票支付。

2.原则上所有员工的打车票不允许报销(行政总经理批准的除外)，出差时可以报销公交车票。

3.公司的下列物品由办公室购买，发生的费用由办公室报销:

(1)本；

(2)办公用品；

(3)日用品、百货、饮料、食品；

(4)固定资产和低值易耗品；

(五)毒品；

(6)礼品，所有工作需要的礼品需要由行政部购买。需要礼品者应提前向行政部负责人提交手续齐全的申请表，并填写《受赠登记表》。

4.公司各部门签订的合同必须报行政部和财务部备案，财务部根据合同条款和相关票据准备付款。如果合同中途有变动，应提前通知财务部。

5.财务部会审核费用的真实性，公司会根据情节轻重对虚报者进行处罚或处分。

二、差旅费报销管理

(1)原则

1.出差前必须填写出差申请表，交部门经理或主管副总审批，交行政部备案。出差申请表是报销差旅费的必备单据。

2.每位员工都必须填写差旅费报销单，详细说明每项费用。

3.只有与公司公务相关的费用才会由公司报销。个人娱乐消费、体育活动、美容美发、酒店房间酒吧、酒水消费等。都不报销。

4.私人旅行不能和商务旅行混在一起。如果私人旅行发生在公务旅行之前或之后，私人旅行的费用必须与公务旅行的费用分开。

(2)旅行标准和旅行津贴

1.员工在市内出差，当地交通费经行政部审核后据实报销(不含出租车费)。

2.长途出差按以下标准报销:(略)

●A类城市指直辖市和沿海城市，其他城市为B类城市。

●差旅补助包括临时延长工作时间的加班补助和日常交通费用，因此这些费用不再报销。

●下属人员陪同高级人员或客人出差，住宿标准可按高级人员或客人的标准报销。

●如果不止一个人出差到同一个地方，同性别的员工应该住在同一个房间。为了方便工作，本规定不适用于公司领导。

(3)餐费

●出差用餐津贴每天40元，分为:早餐10元，中餐15元，晚餐15元；

●报销餐补时，要根据出发和返回时间合理申请；

●项目公司提供餐食的，不允许申请餐食补贴；

●如果你有一个社交晚宴，你可以不报销当天的中餐或晚餐。

(4)差旅费报销审批程序

1.提前贷款:如有必要，出差人员可根据出差地点和时间填写一份“借款单”，经部门经理签字后，按公司贷款审批权限提交审批。

2.报销:每个出差的员工都必须填写差旅费报销单，并详细说明每一项的费用。所有费用必须提供原始发票和详细的酒店账单，证明这笔费用已经发生，特殊情况可酌情处理。

出差人员回到公司后的三天内，填写好需要报销的单据，按照公司规定的审批权限，交由相应的部门经理审批、报销、审批。

违反上述规定，财会人员有权拒绝报销或要求重新办理审批手续。

(5)账单和预付款丢失。

1.预付款一旦全部预收，应由专人负责保管，如有遗失，由保管人负责。

如有票据遗失，员工应提供适当的解释报告(如警方证明、酒店或旅行社证明其票据被盗的信函等。)或其他足够的证明文件(如遗失票据复印件)，可由公司认可并报销。

第三，沟通成本管理

公司要求所有员工自带通讯工具。获得通讯补贴的员工必须保证每天8:00-24:00手机开机，司机，(来自:)部门经理和重要岗位人员工作日24小时开机，周六日不关机。

1.总经理和执行总经理按月报销，总经理助理在每月最高限额600元内报销，超出部分自理。

2、部门经理、副经理每人每月最高200元，限额内报销，超出部分自理。发展部、推广部、综合管理部、采购部经理每人每月最高300元，由外省市股东或总部派出人员增加65，438+000元。

3.经执行总经理批准，允许部门负责人、从事特殊岗位的员工、繁忙的外联人员和司机每人每月最高支付65，438+050元。限额之内，他们报销，超出部分自理。

4.所有员工的通讯工具必须在综合管理部登记，作为报销的依据，未登记者不予报销。

附件二:物业管理公司合同管理规定

经济合同正本发生法律效力的，一份由经理及时送公司综合管理部编目、登记、保管，另一份由综合管理部编号后交财务部保管。其他人员如主管业务和财务的副总经理、经办部门等将归档并留存复印件。

1、经济合同法是调整平等主体之间经济关系的法律规范。公司的经济合同是公司经营的凭证。加强合同管理，对于维护公司合同利益，保证公司经济效益具有重要意义。

2.综合管理部负责处理公司的法律事务，管理和检查合同，监督合同的执行。合同的拟定应严格按照国家的法律、法令、法规和政策，认真了解对方的基本情况，注意公司的具体情况，做到文字清楚，定义准确，逻辑严谨，叙述规范，结构完整，内容详细，权利义务和违约责任明确，日期、期限、数字准确；

3.公司对外签订的经济合同应以公司名义进行，并使用公司合同专用章。合同由业务部门起草，财务部、审计部审核，分管副总经理批准，法律顾问审核，总经理或执行总经理签字(盖章)，其他人代表公司签字，需总经理授权方可办理；

4.对外签订经济合同的程序是:首先由经办部门经理同意，业务部门起草，财务部、审计部审核，主管副总经理批准，法律顾问审核，总经理或执行总经理批准，然后加盖合同印章。合同正本由综合管理部存档，经办部门留存复印件。没有上述审批手续，合同经理不盖章，财务不付款；

5.合同执行过程中，如需中途变更或解除合同，由原经办业务部门提出意见，报总经理或执行总经理决定；

6.在经济合同履行过程中，如发现隐患或纠纷，经理或经办部门应立即向主管领导报告，并及时采取措施，避免或减少公司的经济损失，维护公司的合法权益；

7.具有法律效力的经济合同正本一份由经理及时送公司综合管理部编目、登记、保管，另一份由综合管理部编号后交财务部保管。其他人员如主管业务和财务的副总经理、经办部门等将归档并留存复印件。综合管理部归档的经济合同应与各项目或资金的原始附件一起长期保存；

8.具有法律效力的合同(包括重要附件)，有效期自签订之日起至合同期满之日止。作废的合同(包括重要附件)自期满之日起继续封存十年；

9.复印和分发合同(包括重要附件):除原经办部门业务需要外，公司经济合同未经执行总经理同意，其他部门和人员不得复印和分发；

10.合同的借阅:原则上不允许借阅合同正本和副本的原件。

有关人员因特殊原因确需借阅合同文本的，必须填写“合同复印单”，经执行总经理签字后可定期复印或借阅，使用后按期归还保管；

11.合同盖章和销毁:无效合同由主管财务的副总经理盖章。到期的合同在登记簿上登记后销毁；

12.如果合同丢失，特别是原件和原附件，丢失人应及时挂失，并有责任继续寻找。查明原因和情况后，应当根据情况及时处理；

13.在合同履行过程中，如有争议，主办营业部应根据合同条款和法律规定与对方协商解决。协商不成，需按诉讼程序或仲裁程序解决，需经总经理或执行总经理批准，授权代表公司处理。

附件三:物业公司加班管理规定

部门安排员工周六日加班，周五下班前必须提交休息日值班表。经部门经理批准，报执行总经理批准，并报综合管理部备案。

(一)加班管理

1.按照国家法定工作时间，一周内工作在48小时以内(含48小时)的视为正常工作，加班不算。

2.公司要求员工在正常工作时间内完成工作。如果工作时间没有按时完成，公司不会确认加班；只有在办公时间之外协助其他部门或从事特殊业务的员工才能被批准加班。

3.部门负责人及以上有责任和义务按计划圆满完成公司分配的任务，不能作为加班处理。

4.不得安排女职工在孕期或者哺乳1周岁以下婴儿期间加班。

5.为了加强加班管理，公司将提前执行加班申请办法。如果在规定时间内不能提交申请加班的员工花名册、加班内容和工作时间，实际加班时间将被视为无效。

6.加班审批

(1)因工作需要或临时加班安排，才能批准加班；

(2)部门员工申请加班时，应先注明预计加班工作量和预计完成时间，报部门经理批准，再报执行总经理批准；

(3)各部门安排员工周六日加班，周五下班前必须提交休息日值班表。经部门经理批准，报执行总经理批准，并报综合管理部备案。

7.加班限制

(1)一般每天不超过1小时，特殊情况下每天不超过3小时；

(2)每月累计加班时间一般不应超过36小时；

(3)周末和节假日加班按休息日表确定，并在表上注明预计工作时间。除非有特殊情况，实际加班时间计划可以相差太大，部门经理和主管领导需要对加班时间进行监控和评估。

(2)加班程序

1.凡需加班者，必须填写《加班申请表》申请加班，经部门经理、总经理批准后方可加班。

2.员工在加班开始和结束时都要在考勤机上打卡，通过加班考勤卡与加班申请的单日审批时间对比计算加班时间。无效加班时间不享受加班津贴，加班卡和考勤卡由个人单独保管。

3.综合管理部每个月都会统计加班，加班费在员工工资里。

(3)加班津贴的计算

1，工作日加班。通常加班公司会根据具体情况给予相应的加班补贴。

2.周末加班。周末加班是月平均日工资的两倍。

3.法定节假日加班。法定节假日加班为当月日平均工资的3倍。

4.综合管理部司机在工作时间以外接送客人时，将获得以下补贴:10元一趟到站；接站时补贴一次20元。具体的接车时间和内容应在接车前或接车后及时在综合管理部填写登记表，并由部门经理签字确认。

(4)休假

1.员工加班可以请假，不领加班费。

2.所有休假的员工应填写一份申请，由部门经理和综合管理部经理批准。副经理及经理级以上人员加班需经执行总经理批准，并报综合管理部备案。

3.半年是休息时间的最小单位。

希望对你有帮助，谢谢采纳！