行政接待的会议接待

一、接待准备阶段工作流程

接收接收信息:

1.确保相关负责人了解客人的来访。

2.及时落实来访对接联系人及联系方式。

3.确定探视时间。

4.要了解拜访的目的(如:考察交流)，可以询问对方联系人是否有会议资料需要提前复印。

注:a .准备会议议程时，需要避免机密内容。

b注意措辞:一般上级单位是“指导”，同级单位是“交流”。

5.了解来访者的信息(包括单位/部门、职位、人数等。).确定来访人员的岗位，邀请公司相应岗位的领导参与接待。(只多一点)

6.确认是否安排住宿，接送机/站及用餐，至少提前一天。

二、确定接待责任部门，明确责任:

负责人需要一直负责接待任务。一般情况下，在来访客人离开之前，不应随意更换接待人员。确定访客需求后，向领导(负责接待的人)请示，询问领导是否安排会议室、公司参观及讲解、欢迎屏、拍照口、礼品、餐叙。

三、确定接待计划，根据不同层次的来访者，安排不同标准的接待安排。原则上所有接待事项都要提前一天落实。

1.住宿、餐饮、接待陪同人员、接待车辆、场地布置、礼品门等。都可以根据具体情况确定。

2.询问领导是否安排欢迎屏、座位卡、公司宣传册、会议签到卡、海报展架等宣传资料。

3.如果我们有会议资料要提前收集，并在会前提前调试好媒体设备！

第四，制定接待WBS和日程安排，并发给各责任人。

1.制定WBS，简述整个接待流程，将相关负责人的工作职责分配到个人，提交给最高层负责接待的参会人员审批。批准后，WBS和日程将发送给相关接待人员和相关部门负责人，以及参加会议的宣传人员和其他工作人员。

2.涉及到党政机关的接待，WBS中不允许使用“宴会”、“聚餐”等字眼，但可以使用“餐叙”、“工作餐”等字眼，可以改为单独短信通知就餐地点，并通过短信将就餐信息发送给相关领导。

3.三分钟后。WBS，负责接待和陪同访客的人员，如摄影师和陪同用餐者，应明确规定。其中摄影师需要全程参与，自己刷新，确定合影的地点和时间。(合影需要提前确认站位，根据人数提前摆放好看台或椅子。)

4.提醒陪同人员注意着装，佩戴工作牌。

接待阶段的工作流程:

五、会客大厅:

1.提前预留车位，或者控制电梯等。在来访客人到达10分钟之前，接待员准备在大厅迎接他们。

2.陪同高级领导会见客人前，接待人员应提前告知高级领导来访者的级别及相关工作性质。

3.客人到了，接待员积极引导我们的高层领导迎接重要客人。

六、讨论交流:

1.如安排公司参观，应先进行讲解参观。

2.在重要党政机关出访、重要客人来访期间，可邀请对方联系人(如办公室主任、秘书长)到会议室再次确认会场和餐厅的安排(特别注意座位的就座时间)，涉及临时增加人员，利用这段时间增加座位。

3.根据拜访时间进行预判，提前5分钟确认茶水是否准备好。不建议提前太久倒水(茶凉了)或客人落座后倒水(注意不要把开水溅到客人身上)。

4.根据会议接待性质安排会议服务人员，会议秘书需要做会议纪要、录音等事项。涉及机密内容，会议服务人员内部安排。

5.10会议结束前，安排引导人员到位。如果需要合影，根据需要提前安排好支架或椅子。接收端阶段的工作流程

七。会后工作:

1.及时整理相关资料，包括会议纪要，接待总结，拍照，宣传资料，送相关领导。

2.做好会议督导，跟踪落实。

3.对接宣传员要会后汇报。

4.如果有回复和费用结算，需要尽快完成。