国际货运代理公司的经营者应该怎么做？

货运代理操作流程

根据货代的工作特点，货代在日常工作中的操作流程分为以下几个环节:接单、订舱位、拖车/内装、报关、单证、费用等环节，这些环节相辅相成。

第一，货运代理业务流程中的接单环节

原则上，接单应该是日常工作中的“重中之重”。一般来说，接单一定要快速高效，第一时间在最短的时间内确认和安排业务的可操作性。一般来说，接单人要求在收到委托书后15分钟内完成以下三项基本信息的确认。(注)对于一些短时间内无法确认的信息，还是要及时整理和跟踪。如果是根据客户和运营的需要转入下一个环节，要先安排后跟进，保证下一个环节的有序运作。

1.审核客户委托的内容，确认客户服务要求(客服或接单员)

(1)接单员必须预先核对客户的委托内容。

客户发送的订舱单应显示以下信息，但不限于:托运人/发货人、船公司/日期、启运港、目的港/中转港、货物名称、集装箱数量、运费条款和费率、托运人签名或盖章等。

(2)接单员必须提前确认客户服务要求。(客户服务或接单员)

一般服务要求一般包括是否需要提前预定舱位、拖车/内饰、商检、报关等。确认到达/预订意味着确认(1)的内容；对于拖车/内饰、商检、报关等服务要求，需要确认货物和单据准备好的时间以及服务要求等。，并在客户的预订表上注明。特殊服务要求一般包括是否需要普通服务以外的附加服务。特殊服务要求必须得到部门主管和/或其他相关职能部门的批准，然后才能接受和安排。

2.检查并确认运费率(客户服务或接单员)

客服人员收到订舱单后，必须确认运费和其他服务费用。

(1)对于来自营业部的业务，需要和业务员核对运费等服务费用是否正确，业务员会在订舱单上签字确认，然后向相应的船公司订舱位。(注)特殊情况可先与业务员口头确认，业务员回公司时再签字确认。

(2)对于公司业务，需要及时与相关市场人员或航空公司主管确认后再安排订票。

3.确认舱位(客户服务或接单员)

根据客户的委托，确认符合要求的空间。

二、货代操作流程中的订舱部分

一般来说，要求必须在预定开航日期前7天预订舱位。对于可以提前接受委托的船公司，要争取第一批订舱，并根据旺季市场情况适当提前；一般来说，要求在预定开航日期前五个工作日完成预订。对于该时限内的业务委托，一般要求次日内完成预约，最迟不超过一个工作日。

1，新委托(订票员)

预订操作员必须创建业务编号、新的业务档案，并及时在操作系统中输入业务相关数据。输入的业务数据包括但不限于:业务属性、收发信息、服务要求、提单要求、船名和航次(如果可能)、开航日期、启运港、转运港、目的港、集装箱数量、货物名称和数量、代理人(如果需要)。

2.预订流程(预订操作员)

订舱流程包括以下几个环节:配餐及发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配及报关舱单确认、中转港编码确认、码头收据制作等。其中任何一个环节都被视为预订不完整。订舱完成后，应及时将舱位分配信息输入操作系统，输入要准确，并特别注意以下信息:船公司名称、订舱号或运单号、船名和航次、开航日期、集装箱体积以及运费/运输条款的核对。

3.舱位通知(订舱操作员)

无论是否需要我们代为提供当地服务，都要尽快将订舱确认单或配船通知告知客户，确保上面的订舱号和船名、航次清晰准确，以免混淆。如有问题，积极配合客户跟踪处理预配、海关舱单等问题。

三。拖车/内部(调度)

对客户委托的拖车、内饰和/或报关的要求，必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境进行预审，对存在隐患的不合理安排，应尽可能与客户协商调整，并告知原因和风险。

1，拖车排列

(1)相关销售或客服确认后方可安排。

(2)根据船公司、码头和航线等。，前瞻性地判断合适的预告片时间；就像客户的具体情况有冲突一样，要和客户友好协商，告知可能存在的风险。

(3)安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2个工作日再次与客户联系，确认装货时间和地点。

(4)与客户确认时间要求后，在同一个工作日及时通知拖车行信息，预约服务要求。

(5)一般必须在提供拖车服务时间的前一个工作日中午前，当天下午4: 00前确认拖车委托拖车行的时间(包括拖车行是否已收到设备交接单，是否已确认取箱点为空)；对于特殊集装箱业务，需要与船公司确认空箱状态，必要时通知船公司集装箱交付时间。

(6)安排拖车时，应向拖车银行发送书面授权。明确注明装运信息(包括船公司、船名和航次、订舱号/提单号、集装箱数量、启运港、中转港代码、目的地等。)、集装箱装货时间、集装箱装货地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等。

(7)必要时，要求拖车行提供司机姓名、手机号码、柜号，并报工厂。

(8)跟踪包装、装箱单和港口条目。

(9)其他注意事项

安排在船公司免费使用集装箱期间将集装箱拖到现场，以避免额外费用。如有超叠费、逾期柜租等额外费用，需立即告知客户，请其书面确认并登记，并需确认是否有为客户办理业务清场安排拖车的前期费用。如果有预拨账单费用，要马上通知客户，让他书面确认并登记。

2.内部布置

(1)相关销售或客服确认后方可安排。

(2)根据船公司、码头和航线等。，提前判断合适的打包时间。如果和客户的具体情况有冲突，需要和客户协商，告知可能存在的风险。

(3)根据预先约定的到货时间，提前0个工作日与客户重新核对交货时间和预计到货时间。

(四)委托仓库内部保管的，应当向仓库发出书面委托书。清晰显示配船信息(包括船公司、船名和航次、订舱号/提单号、集装箱数量、启运港、中转港代码、目的地等。)、集装箱装货时间、货物数据(包括件数、毛重、体积)、协议费用等。

(5)一般情况下，货物委托入库的时间必须在货物预定装箱时间前一个工作日的中午之前，且必须在当天下午4: 00之前确认安排(包括仓库是否收到设备交接单、集装箱交付点确认、空箱状态确认)。

(6)委托入库时，必要时应注明空柜时间要求。

(7)跟踪货物。

(8)跟踪包装、装箱单和港口条目。

四、货运代理操作流程中的报关环节(操作员)

(1)相关销售或客服确认后方可安排。

(2)根据船公司、码头、航线和货物等情况。，提前判断合适的报关时间。就像客户的具体情况有冲突一样，要和客户友好协商，告知可能存在的风险。

(3)最迟在与客户约定的报关日期前一个工作日，再次与客户确认报关资料的交付。

(4)收到报关资料后尽快进行预审，发现问题立即处理。

(5)在约定的报关日期前一个工作日下班前将完整的报关资料发送给报关行。

(6)报关资料，要求复印留存一份；核销单等重要的报关资料必须重新登记。

(7)跟踪和反馈报关结果。

五、货运代理操作流程相关文件。

1.提单的确认(跟单)

(1)提货单确认的准备和交付

提单确认书应及时准备和发送，必须在预定开航日期前两个工作日发送。

(2)督促提单的确认。

一般而言，必须在预定开航日期前一个工作日从客户处获得完整、正确的提单确认书。